Consejos para buscar clientes en tu negocio online

A lo largo de este artículo vas a descubrir herramientas online que te ayudarán a buscar, gestionar y mantener clientes a los cuales tienes que hacerles una web de WordPress (u otro tipo de servicio).

Todas las herramientas que aquí aparecen son gratuitas o de coste muy bajo, y se integran con el gestor de correos de Gmail y con el explorador Chrome (al tener extensiones más potentes que otros navegadores).

Si no te dedicas a hacer webs para clientes, o no te gusta nada usar Chrome o Gmail, te invito a que, aun así, leas el artículo, ya que hay algunas herramientas que te van a venir muy bien para tu día a día, independientemente de la actividad que realices o cómo navegues por Internet.

Siempre acostumbro a acompañar mis artículos con vídeo tutoriales, pero en esta ocasión he preferido centrarme en mostrarte una fórmula de herramientas (que personalmente yo uso) para que las valores y decidas si utilizarlas o no.

Tener una buena fórmula o sistema

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Todo lo que siempre comento en los artículos lo he probado con anterioridad y lo suelo usar mucho en mi propio trabajo.

En esta ocasión, y enfocándome en explicarte cómo gestionar clientes y aumentar las posibilidades de ser contratado, te muestro, muy transparentemente, mi propia fórmula (o sistema) de uso conjunto de herramientas que me ahorran tiempo, me proporcionan mucha productividad y en general me alegran la vida tan difícil de freelance.

Con que sólo utilices una de ellas o con que una te recuerde a otra parecida y también la utilices, ya estaré más que contento.

Obviamente explicarte en detalle todo el sistema que tengo montado es un poco difícil en tan solo unos pocos párrafos, pero intentaré darte unas pinceladas de lo que considero más importante y útil para el día a día con tus leads y clientes.

Aprovecho para comentar que, como siempre (o como nunca, mejor dicho), ninguna de las herramientas que menciono en este artículo me patrocinan estas palabras o me ofrecen nada.

Son herramientas que considero muy útiles a nivel personal y profesional, y quiero compartirlas abiertamente contigo.

Quién eres, qué vendes y a quién se los vendes

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Suena obvio, pero es crucial que lo sepas.

Si eres incapaz de contestar con precisión cuando un colega te pregunta: ¿oye fulanito/a, y tú a qué te dedicas?, entonces necesitas definir primero qué ofreces y a quién lo ofreces.

Por ejemplo, yo lo tengo muy claro: Soy un consultor web especializado en WordPress que ofrece soluciones a PYMES y autónomos para tener una web optimizada y enfocada en cumplir un objetivo concreto.

Como puedes observar, esta pequeña descripción en un par de líneas es mejor que simplemente contestar: Hago webs.

El tener claro qué haces y para quién lo haces, y saber venderlo a través de tus propias palabras, es crucial para abrir nuevas posibilidades de negocio.

Móvil: no; ordenador: sí.

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Ya sé que no todos los sectores funcionan trabajando únicamente con el ordenador (o computadora para los amigos latinos), y que muchos de vosotros necesitáis utilizar el móvil para gestionar vuestros clientes, pero siempre recomendaré no usar el móvil para trabajar. 

Ahora mismo, el gestionar los correos y escribir o responder emails desde un smartphone es posible, pero no me parece demasiado productivo; Yo creo que es mejor acostumbrarse a hacerlo todo en determinadas horas, y siempre desde un ordenador portátil o de escritorio.

Además, algunas de las herramientas que te voy a presentar no tienen versión de móvil, porque, la verdad, no las necesitan, ya que todo su poder reside en utilizarlas desde una pantalla más grande.

Lo que sí puedes hacer, si tan necesario es usar el móvil, es preparar la gestión de esa tarea para cuando estés en el ordenador.

Por ejemplo, yo configuro los correos de Gmail importantes a nivel de gestión, con una estrellita, y desde un ordenador los gestiono posteriormente y les quito la estrella.

Otro uso: si me acuerdo de algo mientras voy andando por la calle, utilizo el móvil para añadir esa nota mental a mi gestor de tareas, antes de que se me olvide, y luego la gestiono desde el ordenador como mejor convenga.

Los móviles son muy útiles para este tipo de cometidos (que no se te olvide nada), pero me resulta muy agresivo el estrés que genera el tener que contestar a un email, whatsapp, mensaje de Facebook, comentario en Instagram, chat de Hangouts, saludo en Telegram, un Snapchat… casi en tiempo real, porque tienes el móvil a mano. ¿A ti no?

Crea una plantilla de emails con estructura en PCQ

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Para no pretender que soy un gurú de la comunicación y descubrirte la rueda, en este punto simplemente quiero que te mires un vídeo de una charla TED que dio el escritor Simon Sniek, el cual habla del Círculo de Oro.

El Círculo de Oro se basa en contar algo con una determinada estructura.

Empiezas hablando del WHY (Por qué), luego comentas el HOW (Cómo) y terminas con la guinda del WHAT (Qué).

Como ves, todo junto forma el PCQ (que a mí me suena fatal en español, pero bueno).

Esta simple manera de, en nuestro caso para este artículo, escribir un email, va a aumentar las posibilidades de éxito a la hora de llamar la atención de un posible cliente o lead.

Deja de leer y mírate el vídeo antes de nada. Te espero… (no, es broma, no te espero. Retoma el artículo cuando acabes).

Herramientas para gestionar Gmail: DOCSIFY y GMELIUS

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Es el momento de mostrarte las herramientas online que van a cambiar la manera en que trabajas.

Las herramientas que personalmente utilizo a la hora de crear contenido enlatado pero que luego puedes personalizar rápidamente dependiendo de la persona o empresa a quien envíes el email, son Gmail, vitaminado con Docsify y Gmelius.

Lo que permiten la combinación de las tres herramientas, y una de las partes más importantes de este artículo, es:

Posponer emails

Soy muy fan de la tener la bandeja de entrada a cero cada día. Y cuando digo “a cero”, me refiero literalmente, sin ningún email. Lo que vas a poder hacer con este conjunto de herramientas es poder posponer emails a tu antojo, para que Gmail te los recuerde cuando tú le digas.

Sí que es cierto que con la última actualización de Gmail, esta funcionalidad ya viene por defecto (y también existe en el otro Gmail llamado Inbox), pero me gusta utilizar la función de Gmelius de posponer emails justo cuando yo quiera.

Para explicarme mejor, te pongo un ejemplo: me llega una respuesta de un lead interesado en los servicios que doy.

Pero es sábado, y no me apetece contestar en ese momento.

Lo que hago es posponer el email para que Gmail me lo recuerde el lunes a las 9.30, que es cuando calculo que estaré centrado y con un buen café en la mano, en mi “hora de contestar emails” de los lunes. Al posponerlo, el email desaparece temporalmente de mi bandeja de entrada.

Docsify no tiene todavía esta funcionalidad, pero dicen en su página web que la tendrán pronto. (De ahí que por ahora yo utilice un mix de ambas herramientas).

Enviar luego

Esta funcionalidad me parece una pasada. Es muy útil para no dar la impresión de que estás 24 horas delante del ordenador (sea esa la realidad o no…) y para vaciar tu cerebro de tareas futuras.

Por ejemplo, si redactas un email perfecto, para un cliente, y lo haces en un momento de inspiración que has tenido una tarde de domingo al levantarte de la siesta, mejor que programes el email para que se envíe automáticamente el lunes a las 10:12, que es cuando has calculado que tu cliente llegará a su oficina, y se pondrá a trabajar después de haber tomado el famoso café que convierte a la gente personas.

Otro ejemplo de uso es si un cliente te ha pedido que le recomiendes una blog de contenidos fabulosos sobre márketing online, pero no le quieres responder en ese mismo momento, y programas el email para que se envíe a los dos días, y así parecerá que has investigado al respecto (no hace falta investigar porque sí o sí le vas a recomendar el blog de Webempresa. ¿No?).

Usar plantillas

Es aquí en donde puedes hacer uso de las plantillas que has preparado ya (mencionadas en el apartado anterior).

Recuerda que es importante personalizar cada email para cada destinatario, y la plantilla simplemente te va a servir para ahorrarte tiempo en escribir determinadas partes del email, que siempre son iguales para todos tus leads.

Monitorizar lectura

¿Y si te digo que puedes ver en tiempo real cuándo tus emails son abiertos y leídos? pues es posible con estas herramientas.

A mi me encanta cuando envío un email a 3 o 4 personas como destinatarios, y voy recibiendo notificaciones de cuándo va abriendo el email cada una de ellas.

Incluso me sucede muchas veces que recibo la notificación de que un cliente está leyendo el email que le he enviado, y así ya me voy preparando una buena respuesta, para responder lo antes posible y dejar con la boca abierta, en determinadas ocasiones muy puntuales y necesarias, al cliente/lead.

Monitorizar descarga de adjuntos

Al igual que la lectura, puedes monitorizar si los destinatarios del email se descargan los archivos que adjuntes. Esto es útil si has enviado una factura en PDF, y se la descargan. Luego no podrán decir que “es que no he visto la factura añadida”.

Monitorizar apertura de enlaces

Tres cuartas partes de lo mismo con los enlaces. Para lo que más lo uso es para saber si, los destinatarios pinchan en el enlace a mi web que dejo al final de los correos que envío a diferentes empresas ofreciendo mis servicios.

Kanbanizar correos

Kanban es un método agile que permite organizar el trabajo por fases. Si conoces la herramienta de Trello, es muy parecida en cuanto al concepto de columnas de “Para hacer, haciendo, hecho”.

Lo que hace esta funcionalidad es permitirte organizarte mejor las fases de las interacciones con tus leads.

Por ejemplo, puedes tener cuatro columnas (contactado, negociando, ganado / rechazado) e ir moviendo el hilo de conversación de email entre ellas.

De esta manera verás a golpe de ojo todas las conversaciones que tienes por ejemplo “negociando” y darles más seguimiento.

Hacer seguimiento de emails ya enviados

¿No te ha ocurrido nunca que envías un email a algún cliente y se te olvida que lo has enviado, y nunca se lo recuerdas si éste no te responde?

Esta funcionalidad lo que hace es que, cuando presiones “Enviar” en el email, el propio sistema te recuerde que has enviado ese email a los 3 días, a la semana o cuando tú elijas.

Esto viene genial para enviar recordatorios y no perder ninguna posibilidad de negocio, ni dejar que se enfríe ninguna relación profesional.

Añadir notas individuales

Esta función te permite añadir notas individuales en cada email, para que no se te escape nada.

Por ejemplo, me llegó  un día un email con una tarea que requería la recomendación de una web de fotos, y, ya que no quería contestar en ese momento, simplemente escribí como notas la web que le iba a recomendar, y pospuse el email para que me lo recordara al día siguiente (así es otro email menos para poder conseguir mi bandeja a cero diaria).

La realidad sobre los gestores de tareas

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Este tema ha sido mi obsesión desde que empecé como consultor. Me he mirado y probado decenas de gestores de proyectos, CRMs, gestores de tareas y maneras de automatizar y hacer partícipe a los clientes de cómo se va desarrollando sus proyectos.

He tenido de todo: desde clientes que no participaban nada con esas herramientas, a clientes que participaban demasiado y me hacían la vida imposible.

He llegado a una conclusión más realista: búscate un buen gestor de tareas para móvil y web, y añade ahí todas las que te vayan llegando mediante diferentes canales.

El gestor de tareas que yo uso, y que ofrece una absoluta integración con Gmail, es  Todoist.

Cuando recibo un email con una o varias tareas, creo tareas en Todoist y las organizo por cliente o proyecto y asigno una fecha límite (deadline), que a la vez aparece automáticamente en mi Google Calendar (configurable en las opciones de Todoist) para organizarme mejor la semana.

Incluso se ha dado el caso de que un cliente me ha enviado un link a un vídeo de una reunión grabada con su socios, en los que hablan durante 20 minutos de mejoras que quieren hacer en la web (una manera horrible de enviar tareas, lo sé).

Lo que hice en ese caso es ver el vídeo y conforme iban saliendo tareas, las iba escribiendo una a una en la carpeta de dicho proyecto en Todoist.

Además, cuando en Gmail añades una tarea a Todoist mediante un botón específico para ello, en Todoist te aparece el link a ese email, para poder ahorrar tiempo en buscarlo y poder responder al email simplemente diciendo que la tarea o tareas ya están hechas.

De verdad, con un buen gestor de tareas te sobra. Yo he probado CRMs con sistema de seguimiento de tareas que el propio cliente puede crear y comentar, en donde se pueden adjuntar archivos, ver gráficos que muestran el porcentaje restante del proyecto, diagramas de Gantt que muestran la evolución de cada tarea…y nunca he encontrado un cliente que se adapte al 100% a tantas facilidades online.

Al final todos prefieren enviar un email y punto.

En resumen para este apartado: organízate como mejor te venga a ti, y olvídate de las interacciones que tengas con los clientes, más allá de comunicación por email.

Analizar tu Gmail con Email Meter

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He hablado de cómo gestionar emails y tareas. Hablo ahora de algo igual de interesante: analizar y sacar estadísticas de cómo utilizas el email.

Con Email Meter vas a poder obtener estadísticas mensuales de varios aspectos relacionados con velocidad de respuesta, frecuencia de emails con qué cliente, e incluso la mejor hora para contactar a un cliente ¡en base a cuándo éste ha respondido los emails!

Parece algo muy poco útil, pero basta con que eches un vistazo al primer reporte que generará la herramienta para que te des cuenta de muchos aspectos que no conocías de ti y tu manera de gestionar los emails.

Y esto es todo en cuanto a cómo buscar clientes y leads con una herramienta tan clásica como el email y algunas herramientas complementarias más modernas. Espero que te haya servido de mucho, y que te abra un nuevo mundo de posibilidades.

Conclusiones

No dudes en contactarme por email (jejejeje) si tienes cualquier duda y estaré encantado de gestionarte, analizarte, monitorizarte y sobretodo ayudarte (o posponerte).

¡Un abrazo y nos vemos en el siguiente artículo!