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Mejores plugins para la biblioteca de medios de WordPress

por Bruno Vichetti | Sep 14, 2023 | Plugins WordPress

Es muy probable que hayamos subido más que solo imágenes a la biblioteca multimedia de WordPress como vídeos, gifs y documentos en PDF. Esto es posible porque desde hace un tiempo la biblioteca de medios es compatible con documentos, presentaciones y hojas de cálculo.

Sin embargo, nos podemos encontrar una limitación importante: la falta de capacidad para organizar eficazmente una gran cantidad de documentos debido a la ausencia de funciones de categorización. Es en este punto donde los complementos externos entran en escena.

En el siguiente artículo, exploraremos y evaluaremos los mejores plugins para la biblioteca de medios de WordPress.

Tabla de contenidos

1 La biblioteca de medios de WordPress
2 La gestión de documentos en WordPress
3 Plugins para la biblioteca de medios de WordPress
4 Conclusión
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La biblioteca de medios de WordPress

La biblioteca de medios de WordPress es una característica integral de la plataforma de WordPress que permite a los usuarios gestionar y almacenar diversos tipos de archivos multimedia como imágenes, vídeos, audios y documentos en su sitio web. Esta biblioteca proporciona una interfaz de administración que permite cargar, organizar y buscar estos archivos de manera eficiente.

En la biblioteca de medios los usuarios pueden:

Cargar archivos multimedia desde sus dispositivos o enlaces externos.
Ver y editar detalles de los archivos, como títulos, descripciones y atributos alt (para imágenes).
Organizar los archivos en carpetas o etiquetas, si se utiliza un complemento que permita esta función.
Insertar archivos multimedia en las publicaciones o páginas del sitio web.
Realizar búsquedas para encontrar archivos específicos por nombre o tipo de archivo.

Esta biblioteca es esencial para la creación de contenido en WordPress, ya que facilita la gestión y el uso de recursos visuales y multimedia en las páginas y entradas del sitio. Sin embargo, algunas funciones avanzadas como la categorización de archivos, pueden requerir la instalación de complementos adicionales.

La gestión de documentos en WordPress

Gestionar documentos en WordPress puede ser una tarea importante, especialmente si nuestro sitio web tiene una gran cantidad de contenido, multimedia y documentos. Vamos a mencionar algunas consideraciones clave para una gestión efectiva de documentos en WordPress:

Planificación de estructura de carpetas o categorías: si tenemos contemplado que el sitio contendrá una gran cantidad de documentos, considera la creación de una estructura de carpetas o categorías lógicas para organizarlos. Esto facilitará la búsqueda y navegación de los usuarios y editores.

Utiliza complementos de gestión de medios: WordPress ofrece complementos específicos de gestión de medios, que mejoran las capacidades de organización y búsqueda de la biblioteca de medios. Estos complementos permiten crear carpetas personalizadas, etiquetas y metadatos para tus documentos.

Optimización de imágenes y documentos: antes de subir documentos, debemos asegurarnos de que estén optimizados para la web. El comprimir imágenes para reducir el tamaño del archivo sin comprometer la calidad. Esto mejorará la velocidad de carga del sitio y la experiencia del usuario.

Consistencia en la nomenclatura de archivos: establecer una convención de nomenclatura clara y coherente para los archivos. El utilizar nombres descriptivos que indiquen el contenido y la fecha, si es relevante. Esto facilitará la búsqueda y la gestión a medida que crezca la biblioteca de medios.

Seguridad y permisos de acceso: debemos considerar quién debe tener acceso a los documentos. WordPress permite configurar restricciones de visibilidad y controlar quién puede descargar o ver los documentos. Esto es especialmente importante si tenemos documentos sensibles o privados.

Copias de seguridad regulares: debemos realizar copias de seguridad periódicas del sitio web, incluidos los documentos almacenados en la biblioteca de medios. Esto nos protegerá contra la pérdida de datos en caso de problemas técnicos o errores humanos.

Actualizaciones y mantenimiento: el mantener la instalación de WordPress y todos los complementos relacionados con la gestión de documentos actualizados. Las actualizaciones suelen incluir mejoras de seguridad y funcionalidades nuevas o mejoradas.

Capacitación para usuarios en WordPress: si contamos con un equipo de editores o colaboradores que trabajan con documentos en WordPress, es necesario proporcionar capacitación y orientación sobre cómo utilizar la biblioteca de medios y los complementos relacionados.

Plugins para la biblioteca de medios de WordPress

A continuación, los complementos que se enumerarán y describirán proporcionan todas las características esenciales requeridas para establecer una biblioteca de documentos integral en WordPress.

Document Library Pro

(Visita el plugin haciendo clic en la imagen ↑)

Document Library Pro es un popular complemento de biblioteca de documentos para WordPress que simplifica la adición y visualización de documentos en tablas con funciones de búsqueda en el sitio web.

Este complemento ofrece cuatro métodos rápidos para agregar e importar documentos, los cuales se almacenan en una sección dedicada de “Documentos” en el panel de administración de WordPress para facilitar su gestión. Sin embargo, lo más destacado de Document Library Pro es su capacidad para mostrar los documentos en tu sitio web.

Es posible crear un número ilimitado de tablas, equiparlas con una función de búsqueda, menús desplegables para filtrar y opciones de ordenamiento, lo que ayuda a los usuarios a encontrar documentos rápidamente. Además, tenemos el control sobre qué información se muestra para cada documento, como título, descripción, tamaño del archivo, tipo y fecha de modificación.

Este complemento también ofrece una función de organización en forma de carpetas, que permite agrupar documentos en categorías plegables para una mejor estructuración.

Para tener todas las capacidades de este complemento es necesario adquirir su versión paga, sin embargo, hay una alternativa gratuita de entrada para que se le pueda sacar partido a sus interesantes funcionalidades.

FileBird Document Library

(Visita el plugin haciendo clic en la imagen ↑)

El plugin de FileBird para WordPress simplifica la organización de archivos en una galería de documentos en la interfaz del sitio.

FileBird, en primer lugar, es un complemento de WordPress diseñado para mejorar la gestión de archivos multimedia. Sus características incluyen:

Organizar archivos y tipos de publicaciones personalizadas en carpetas personalizables.
Mover archivos fácilmente entre carpetas mediante la función de arrastrar y soltar.
Crear un número ilimitado de carpetas y subcarpetas.
Facilitar la búsqueda y la filtración de archivos mediante una barra de búsqueda y opciones de filtro.
Optimizar la velocidad del sitio web al eliminar archivos multimedia innecesarios y agrupar archivos por tamaño.

Por otro lado, el complemento Biblioteca de Documentos FileBird permite a los usuarios de WordPress seleccionar una carpeta para mostrar documentos en cualquier página o publicación. Este complemento presenta las siguientes características:

Ofrece dos diseños: una tabla adaptable y una cuadrícula.
Permite limitar la cantidad de documentos mostrados por página.
Facilita la búsqueda de títulos de documentos.
Ofrece opciones de ordenación por nombre de archivo, tamaño y fecha de modificación en la biblioteca de documentos visible para los visitantes del sitio.
Permite personalizar columnas, tamaños de fuente, íconos, enlaces de archivos adjuntos y más.

Además, es compatible con todos los tipos de archivos que la biblioteca multimedia de WordPress pueda alojar. Al generar un código abreviado (shortcode) de la biblioteca de documentos, puede ser integrado en cualquier creador de páginas (page builder) como Elementor o DIVI, entre otros.

SP Project & Document Manager

(Visita el plugin haciendo clic en la imagen ↑)

SP Project & Document Manager es una herramienta destacada para la gestión de documentos, ya que se enfoca en las funciones esenciales necesarias para administrar eficazmente los archivos cargados en la biblioteca de medios de WordPress.

Ofrece la flexibilidad de crear un número ilimitado de carpetas y subcarpetas para mantener el contenido organizado de manera efectiva. Este complemento es compatible con una amplia variedad de tipos de archivos, desde documentos simples hasta imágenes y videos.

Además, SP Project & Document Manager nos permite controlar el acceso a los archivos en función del tipo de cuenta de usuario, lo que facilita compartir documentos con, por ejemplo, con los visitantes o clientes. Incluso permite que los clientes editen y modifiquen proyectos directamente en el sitio web.

Entre más aspectos interesantes podemos destacar, este complemento es compatible con la función multisitio, lo que significa que es posible compartir y gestionar archivos entre instalaciones multisitio de WordPress.

WP Docs

(Visita el plugin haciendo clic en la imagen ↑)

WP Docs es un complemento de gestión de documentos creado especialmente para sitios web académicos y educativos. A continuación, destacaremos las características clave que explican lo que puede hacer este complemento.

Es posible crear múltiples directorios para organizar los documentos de la manera que queramos.
La carga de nuevos archivos es rápida y se almacenan automáticamente en una nueva biblioteca de contenido creada por WP Docs.
Cada archivo cuenta con una vista previa completa y una miniatura para facilitar la navegación.
Ofrece seguimiento de descargas, lo que es útil para asegurarte de que los estudiantes puedan acceder a los archivos.
Presenta la flexibilidad de agregar o eliminar archivos y directorios en cualquier momento.
La cantidad de documentos que es posible almacenar está limitada solo por las capacidades del proveedor del hosting web.

WP Docs también tiene una versión premium con características adicionales como carga por lotes, control de versiones y botones para compartir en redes sociales.

Media Library Assistant

(Visita el plugin haciendo clic en la imagen ↑)

El complemento Media Library Assistant es una herramienta poderosa para mejorar la gestión de medios en WordPress.

Este complemento permite organizar, buscar y filtrar de manera más eficiente los archivos multimedia en la biblioteca de medios de WordPress.

Ofrece características como la capacidad de crear carpetas personalizadas, agregar etiquetas, editar detalles de medios y mucho más para simplificar la administración de tus recursos multimedia en tu sitio web.

También es compatible con funciones avanzadas como la organización de medios por categorías y la asignación de taxonomías personalizadas a tus archivos, lo que facilita aún más la gestión de tu biblioteca de medios. En definitiva, Media Library Assistant es una herramienta valiosa para mejorar la administración de medios en WordPress.

Real Media Library

(Visita el plugin haciendo clic en la imagen ↑)

El plugin Real Media Library es una herramienta esencial para organizar y gestionar los medios que subimos en nuestro sitio de WordPress. Actúa como un administrador de archivos completo que nos permite organizar una gran cantidad de archivos, como imágenes, videos y documentos, en carpetas, colecciones y galerías.

Vamos a mencionar algunas de sus características clave:

Es posible crear, renombrar, mover y eliminar carpetas y colecciones de manera sencilla.
La función de arrastrar y soltar te permite mover archivos con facilidad entre carpetas.
Se permite la creación de accesos directos para archivos, lo que facilita el acceso a ellos desde diferentes ubicaciones.
En el cuadro de diálogo de inserción de medios de WordPress, encontrarás una opción de filtrado por carpetas.
Es posible personalizar el orden de las imágenes dentro de una carpeta, ya sea arrastrando y soltando o utilizando funciones de orden.
Funciona de manera eficiente tanto en el modo lista como en el modo de la biblioteca multimedia de WordPress.
Ofrece una gestión avanzada de la carga de archivos, que muestra el progreso, el tiempo restante y la velocidad de carga.
Permite cargar archivos directamente en las carpetas que elijas desde el cuadro de diálogo de carga de medios de WordPress.
Además, se puede crear galerías directamente desde una carpeta de galería en el editor Gutenberg.

Conclusión

El gestionar documentos de manera efectiva en la biblioteca de medios de WordPress es esencial para la organización, la experiencia del usuario y la eficiencia del sitio.

Los complementos externos mejoran estas capacidades al ofrecer ventajas como la organización en carpetas, una carga más rápida, colaboración sencilla, control de permisos y búsqueda optimizada de documentos.

En última instancia, una biblioteca de medios bien administrada, respaldada por complementos externos, mejora la seguridad, la organización y la eficacia en la gestión de documentos en WordPress.