Si necesitas responder de forma automática a correos que recibes en una o varias cuentas de correo electrónico entonces necesitas conocer y saber como utilizar los autorespondedores de correo o “auto-contestadores”, que tienes disponibles en tu Panel de Hosting (WePanel).
Es un envío que se realiza sin tu intervención. ¡Útil para campañas de marketing!
Puedes utilizar los autorespondedores para devolver un mensaje de manera automática (programada) a cualquiera que te envíe un correo electrónico a una cuenta específica de tu dominio.
Si bien el uso de autorespondedores está muy masificado hoy día, no puedes olvidar que la utilización abusiva de esta herramienta acabará dejándola sin sentido, si por defecto creas autorespondedores para atender todos los correos que recibes en las cuentas de correo que gestiones en tu Hosting. Su eficacia reside en el uso selectivo que le des.
Tabla de contenidos
¿Que es un autorespondedor?
Podria considerarse una herramienta de email marketing que puede servirte para gestionar de forma más automatizada determinados procesos de gestión que implican responder correos que recibes de forma genérica a la espera de una gestión más personalizada posterior si procede.
Un autorespondedor es una aplicación o script integrado dentro de una herramienta mayor que envía mensajes programados previamente por correo electrónico (también conocido como email marketing).
¿Que usos le puedo dar a un autorespondedor?
Las situaciones posibles en las que puede que puedes utilizar un autorespondedor incluyen cuando estás de vacaciones, no disponible, o si tienes un mensaje genérico que deseas enviar desde una dirección de correo electrónico de soporte, comercial u otro departamento de tu Empresa.
Si trabajas con varios departamentos dentro de tu empresa o proyecto online y recibes muchos mensajes al cabo del día, posiblemente no podrás darle respuesta a todos de forma inmediata, por lo que un autorespondedor suplirá la labor de tener que responder a todos los correos, ya sea con un mensaje de que lo has recibido y lo responderás de forma más personalizada en breve o para indicar que estás de vacaciones y que no responderás de manera más formal hasta determinada fecha.
¿Como configuro un autorespondedor?
Los campos a configurar para crear un autorespondedor son:
- Juego de caracteres: UTF-8 (recomendado), debe ser siempre el primer campo a configurar.
- Intervalo: “en horas”( 0 será inmediato). Será la cantidad de horas que debe esperar el autorespondedor entre respuestas para responder a un destinatario que ya haya enviado otro correo al mismo buzón dentro de la franja de intervalo establecida. Útil para evitar los envios automáticos reiterados al mismo correo remitente.
- Correo electrónico: cuenta@dominio.tld que debe basarse en dominios existentes y que tengamos apuntados al Hosting y añadidos como Dominios Adicionales o Dominios Apuntados.
- Desde: (Lo propio seria De pero puede que la traducción lo muestre como “Desde”) – Quien envía el mensaje.
- Asunto: El cuerpo del asunto que recibirá el correo que haya enviado un mensaje al correo configurado en el autorespondedor. (1)
- HTML: Marcar la casilla si los mensajes contienen HTML que queremos sea interpretado. Por defecto se envian en texto plano omitiendo leguajes de marcado.
- Cuerpo: El cuerpo o asunto del mensaje.
- Iniciar: Inmediatamente/Personalizado – El modo “personalizado” te permite establecer una fecha y hora. (2)
- Detener: Nunca/Personalizado – El modo “personalizado” te permite establecer una fecha y hora que debe ser posterior a la establecida en Iniciar:. (2)
Los autorespondedores que crees desde Modificar o añadir un auto contestador deben basarse en cuentas de correo existentes en tu Hosting y basadas en dominios que tengas añadidos para que no sean descartados.
(1) – Puedes utilizar comodines o etiquetas para personalizar el cuerpo del mensaje:
- %subject% – El asunto del mensaje que recibió el auto contestador.
- %from% – El remitente del mensaje que recibió el auto contestador.
- %email% – La dirección del remitente del correo electrónico entrante.
(2) Te mostrará un calendario emergente para seleccionar el mes, el día y la hora.
Una vez creado el autocontestador, WePanel mostrará el correspondiente mensaje de éxito, o error, según sea el caso.
Los diferentes autorespondedores que vayamos creando los iremos viendo en la vista Auto contestadores actuales desde donde los podremos editar o eliminar según sea el caso.
Cualquier respondedor creado puede ser posteriormente editado y modificado o directamente eliminado.
En el siguiente vídeo Jordi Sala te muestra como crear y configurar un autorespondedor de correo, desde un Panel de Hosting basado en WePanel.
El servicio de autorespondedor o autocontestador es útil para programar respuestas automáticas de cualquier tipo que serán enviadas a los remitentes que envíen sus correos a determinadas cuentas.
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Miembro del equipo de soporte técnico de Webempresa.
Coordinador de contenidos en el Blog y en Youtube.
Soporte técnico en CiberProtector. Teacher en Webempresa University
