En la actualidad, el empleo de correos electrónicos continúa siendo uno de los métodos de comunicación más utilizados en diversos ámbitos, ya sea para gestionar tareas, recibir suscripciones de interés o simplemente mantener el contacto con personas cercanas.
No obstante, uno de los desafíos al que enfrentan los proveedores de correos electrónicos es la lucha contra el spam, ese correo no deseado que se empeña en inundar las bandejas de entrada en contra de la voluntad de los usuarios.
Con el fin de abordar esta problemática, los requisitos para realizar envíos masivos de correos electrónicos desde los proveedores de Google y Yahoo han experimentado cambios en sus políticas.
En el siguiente artículo, veremos en detalle las nuevas políticas que Google y Yahoo han implementado en el envío de correos electrónicos y lo que necesitamos tener en cuenta para cumplirlas.
Tabla de contenidos
¿Qué es spam en correos electrónicos?
Todos hemos sido víctimas en algún momento del spam en correos electrónicos, es por ello que podríamos definirlo como todos aquellos mensajes no solicitados, no deseados o de remitentes desconocidos que se envían de forma masiva.
Entre las características clave del spam en correos electrónicos podemos mencionar lo siguiente:
Contenido irrelevante: suelen ser ofertas, promociones, publicidad o enlaces sospechosos que no interesan al destinatario.
Gran volumen: se envían millones de correos electrónicos idénticos para saturar los buzones de entrada.
Direcciones falsas: por lo general emplean direcciones falsas en el remitente para ocultar su origen.
Asunto engañoso: el asunto del correo electrónico pretende generar curiosidad, pero no tiene relación con el contenido.
Imágenes y archivos adjuntos: el contenido de estos correos electrónicos puede contener virus o archivos maliciosos.
Enlaces a sitios fraudulentos: además de contenido irrelevante, puede contener redirecciones a páginas de phishing para robar información personal.
Texto con faltas de ortografía: una forma de identificar de forma clara correos electrónicos de spam es estar mal redactados y con faltas de orografía.
Evadir filtros antispam: así como las plataformas de correos electrónicos se mantienen en constante actualización para prevenir el spam, por su parte, quienes realizan envíos masivos de correo no deseado emplean nuevas técnicas para evitar ser detectados y bloqueados.
El spam es correo basura que representa un problema por su volumen, contenido irrelevante y potencialmente fraudulento o peligroso. Los usuarios deben permanecer atentos para identificarlo, marcarlo como spam y evitar abrirlos.
Las nuevas políticas de Google y Yahoo en el envío de correos electrónicos
Ya conociendo mejor lo que representa el spam en los correos electrónicos, los principales proveedores tanto Gmail como Yahoo han anunciado que estarán aplicando nuevos estándares de protección para los remitentes de correos masivos.
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Gmail, por su parte, ya había anunciado una limpieza de cuentas inactivas en mayo de 2023, donde explicaron en un comunicado que estos cambios comenzaron a ejecutarse a partir de febrero de 2024. Además de que estarán supervisando cuidadosamente a los remitentes masivos, en concreto a todos aquellos que realicen envíos de más de 5000 correos electrónicos al día.
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Yahoo, por otro lado, en un anuncio bastante similar, ha presentado que también trabajaran en estas acciones a partir del primer trimestre de 2024.
Estos nuevos requisitos que están implementando tanto Google como Yahoo si bien pueden ser considerados como sustanciales, la realidad es que se basan en darle aún más relevancia a las buenas prácticas en lo que email marketing representa.
Acciones como la autenticación, la opción de darse de baja con un clic y el monitoreo de spam han sido prácticas recomendadas para garantizar la entrega satisfactoria de todos los correos electrónicos que podamos enviar desde hace mucho tiempo.
¿Cómo afectan estos cambios a los remitentes?
Tal como hemos mencionado, estas acciones deberían de representar una preocupación solo en caso de que no estemos siguiendo las buenas prácticas al momento de hacer envíos masivos de correos electrónicos y así garantizar su entrega.
De igual manera, podemos condensar en 3 aspectos claves en los cuales tanto Gmail como Yahoo han destacado que los remitentes deben priorizar si desean ser considerados como remitentes legítimos en este año 2024.
- 1. Autenticar las direcciones de correo electrónico: todos los remitentes deberán verificar sus identidades de remitentes con los protocolos estandarizados como SPF, DKIM y DMARC.
- 2. Presentar la opción de darse de baja con un clic: los remitentes deberán implementar de manera fácil y visible un enlace para darse de baja con un solo clic dentro de los correos electrónicos, es indispensable permitir que los destinatarios opten de manera sencilla por no recibir más correos electrónicos.
- 3. Solo enviar correos electrónicos que los usuarios deseen: en este apartado Gmail y Yahoo están tomando especial atención con respecto al monitoreo de spam, y los remitentes deberán asegurarse de mantenerse por debajo de un umbral establecido de tasas de spam.
Cabe destacar que estos aspectos clave solo afectarán a los remitentes masivos, definidos por Google como aquellos que envían volúmenes de 5000 o más mensajes a direcciones de Gmail en un solo día.
Los anuncios no especifican que un remitente debe enviar 5000 mensajes cada día o dentro de un cierto período de tiempo, sin embargo, es importante considerar cuáles son los hábitos de envío que podamos tener durante las temporadas altas, como las vacaciones, y las campañas grandes al verificar si estas reglas aplican a nuestro caso particular.
Puede que podamos interpretar que nuestro caso no llega a las expectativas mencionadas por Google para ser considerado como un remitente masivo; sin embargo, todos aquellos proveedores de correos electrónicos puede que no estén de acuerdo.
Más que alarmarnos, debemos considerar estas nuevas políticas como una oportunidad para reforzar las buenas prácticas al realizar envíos masivos de correos electrónicos. Además, es importante destacar que ambos proveedores comparten actualizaciones similares.
Para mayor claridad, simplificaremos aún más la información para aquellos lectores que buscan un vistazo rápido de los nuevos cambios en las políticas de Google y Yahoo, respectivamente.
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Actualizaciones en la bandeja de entrada de Gmail – Febrero de 2024
- Consideraciones generales
Gmail establece nuevos estándares, principalmente para los remitentes que envían correos electrónicos masivos con aproximadamente 5000 o más mensajes al día. - Autenticación
Los remitentes deberán adoptar los protocolos estandarizados de SPF, DKIM y DMARC con una política mínima de p=none. - Opción de darse de baja
Los remitentes deben proporcionar una opción de darse de baja con un solo clic a todos los destinatarios, además de llevar a cabo el proceso en un plazo de dos días. - Tasa de spam
Los remitentes deben monitorear la tasa de spam usando herramientas como Google Postmaster y mantener las tasas de quejas de spam por debajo del 0.3%.
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Actualizaciones en la bandeja de entrada de Yahoo – Q1 de 2024
- Consideraciones generales
Yahoo está definiendo nuevos estándares alineados con los de Gmail que afectan a todos aquellos remitentes que realicen envíos de correos electrónicos de forma masiva. - Autenticación
Los remitentes deberán aprovechar los los protocolos estandarizados como SPF, DKIM y DMARC. - Opción de darse de baja
Los remitentes deben proporcionar una opción de darse de baja con un solo clic a todos los destinatarios, además de llevar a cabo el proceso en un plazo de dos días. - Tasa de spam
Los remitentes deberán mantener una tasa de spam del 0.3% o menos, de acuerdo con el estándar establecido por Gmail.
Procedimientos que debemos considerar en el envío de emails
Ahora que tenemos muy claro cuáles son las nuevas políticas de Google y Yahoo en el envío de correos electrónicos, procederemos a presentar todos los pasos que debemos tener en cuenta. Esto no solo garantizará el cumplimiento de los aspectos clave, sino que también fortalecerá las buenas prácticas al enviar correos de manera masiva.
Autenticar la dirección de correo electrónico
La autenticación de correo electrónico se trata del proceso de asegurar y confirmar la identidad del remitente mediante certificados y protocolos estandarizados. El propósito es proteger nuestra identidad como remitentes y resguardar a todos los destinatarios de ataques de phishing.
En 2022, Gmail comenzó a requerir que los remitentes adoptaran alguna forma de autenticación, lo que represento una disminución del 75% en los mensajes no autenticados recibidos por los usuarios de Gmail. Sin embargo, problemas complejos como los usuarios malintencionados enviando correos, spam, phishing y malware requieren soluciones complejas y a la altura de estas amenazas.
Es por ello que las actualizaciones de Gmail y Yahoo se concentran en validar la identidad de nosotros como remitentes.
Teniendo presente la importancia que representa es por ello que debemos autenticar nuestras direcciones correos electrónicos siguiendo estas mejores prácticas, para ello debemos realizar los registros correspondientes en nuestro dominio en caso de que la dirección del correo electrónico sea personalizada se realicen los protocolos estandarizados de SPF, DKIM y DMARC respectivamente.
Cada acrónimo corresponde a los siguientes protocolos:
- SPF: Sender Policy Framework.
- DKIM: Domain Keys Identified Mail.
- DMARC: Domain based Message Authentication Reporting and Conformance.
Otro aspecto a tener en cuenta es ya tenemos presente como estas nuevas políticas de envío de correos desde Gmail o Yahoo pueden afectar a las direcciones de correo electrónico asociadas. Sin embargo, puede presentarse la duda sobre qué ocurre con todos esos sitios web que envían sus correos directamente desde la plataforma en la que fueron creados.
Nos referimos a casos como los sitios web creados a través de un CMS, los cuales, como parte de sus funciones nativas, envían correos por defecto, tales como notificaciones, suscripciones y ventas, entre otros.
Por ejemplo, si consideramos un sitio basado en WordPress, donde las notificaciones son enviadas directamente desde la plataforma, lo más recomendable sería configurar un SMTP a través de un plugin de WordPress para autenticar y validar los envíos.
Facilitar la opción de darse de baja de una suscripción
Si consideramos las buenas prácticas al elaborar correos electrónicos, proporcionar una opción de darse de baja claramente visible para los contactos y un enlace de cancelación en el pie de página de los mensajes de correo electrónico ya es una práctica estándar. Sin embargo, este requisito va más allá de eso.
Ahora, los enlaces de darse de baja con un solo clic tendrán mucha más relevancia que antes, como hemos visto. A partir de 2024, tanto Gmail como Yahoo exigirán que los remitentes ofrezcan un proceso de un solo clic para que los usuarios se den de baja.
En lugar de confirmar su correo electrónico o actualizar sus preferencias de suscripción y proporcionar comentarios, todos los remitentes tendrán dos días para implementar las solicitudes de suscripción o cancelación.
Debemos tener en cuenta que enviar mensajes a usuarios que no los desean trae consigo un impacto negativo significativo en nuestras métricas de participación y tasas de spam, lo que, en última instancia, perjudica la reputación general de nuestra marca o negocio.
Es mucho más probable que un usuario se dé de baja de un mensaje si la opción de darse de baja es visible desde la interfaz del buzón de correo electrónico. Muchos usuarios encuentran más rápido y fácil mover un mensaje a la carpeta de spam que desplazarse hasta el final del correo electrónico y completar un proceso de varios pasos.
Mantener baja la tasa de spam
Sin duda, una de las amenazas más recurrentes y el motivo principal detrás de estas nuevas políticas es fortalecer la prevención del spam y uno de los métodos más directos para evitar el spam es establecer límites que los remitentes no deban sobrepasar.
La tasa de spam o tasa de quejas de spam, se define como el número de destinatarios que informan que un mensaje es spam en comparación con el total de correos electrónicos entregados.
La estrategia adoptada por Gmail y Yahoo es fijar el umbral mínimo de la tasa de quejas de spam en 0.3%. Aunque pueda parecer un porcentaje realmente bajo, no lo es cuando consideramos que muchos proveedores de servicios de correo electrónico y empresas independientes tienen una práctica interna de mantener las tasas de spam por debajo del 0.1%; un mensaje marcado como spam por cada 1000 enviados.
La mejor manera de mantener este número bajo es monitorear y dar de baja a los suscriptores no comprometidos antes de que se sientan tentados a marcar el mensaje como spam, y responder rápidamente a cualquier aumento en la tasa de quejas de spam limpiando la lista de contactos y revisando nuestras prácticas de envío.
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Por último, pero no menos importante, es fundamental recordar que Gmail no ofrece bucles de retroalimentación tradicionales como lo hace Yahoo. En este caso, se requiere el uso de una plataforma como Google Postmasters Tools, la cual nos permite monitorear las tasas de spam provenientes de correos de Gmail.
Usar un dominio personalizado
Además de seguir con los protocolos estandarizados para las direcciones de correo electronico que usamos como remitentes, una practica que refuerza el autenticar nuestra dirección de correo electrónico como propia es utilizar un dominio personalizado y no depender de los dominios que proveen las plataformas en este caso Gmail y Yahoo.
Entre las ventajas de tener un correo electrónico con un dominio personalizado podemos mencionar que de entrada proyecta una imagen más profesional y seria, especialmente para personas que tienen un negocio o trabajan como freelancer. Un correo como nombre@midominio.com se percibe como más formal y confiable para intercambiar comunicaciones de trabajo.
Además, permite posicionar una marca o identidad propia. El dominio se puede asociar fácilmente a una empresa, producto o servicio, facilitando su reconocimiento. Es una forma sencilla de darle visibilidad y recordación.
Otra ventaja es la independencia que proporciona frente a proveedores de mail gratuito. Al ser nosotros mismos quienes administremos nuestro propio dominio, no tenemos que lidiar con la dependencia de políticas o decisiones externas.
En cuanto a seguridad, tener el control total permite aplicar las medidas deseadas para proteger las cuentas, como autenticación de dos factores, encriptación, respaldos, etc.
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No hay que omitir que requiere de una inversión, registrar un dominio personalizado y un hosting web, sin embargo, existen opciones muy atractivas que tienen costos muy accesibles, y proporciona beneficios para proyectar una imagen profesional que genera credibilidad y confianza.
Conclusión
Basándonos en los recientes cambios de política de Google y Yahoo con respecto al envío de correos electrónicos, hemos podido determinar que es de vital importancia que nosotros como remitentes podamos reforzar y aplicar las buenas prácticas para así poder ser considerados como remitentes con direcciones de correo electrónico legítimas.
Autenticar correctamente las direcciones de correo, ofrecer una sencilla opción de darse de baja y mantener bajas tasas de spam son los tres pilares clave que se deben tener presentes si lo que queremos es mantener que todos los correos electrónicos sean de Google o de Yahoo sigan llegando de forma efectiva a las bandejas de entrada.
Implementar estos estándares no solo beneficia a los proveedores al combatir el correo no deseado, sino a los propios remitentes, ya que mejorará su reputación y sobre todo garantizará que los mensajes sean entregados a sus destinatarios. Aplicar las medidas sugeridas es una oportunidad para profesionalizar las estrategias de email marketing.
Si bien los umbrales parecen estar enfocados en remitentes con una cantidad masiva de correos electrónicos, es recomendable que cualquier negocio o persona que realice envíos adopte las buenas prácticas ya descritas a lo largo de este artículo.
En definitiva, el adaptarse a estas nuevas políticas por parte de los líderes del sector es una señal positiva de maduración y búsqueda de mayor profesionalismo en estrategias de correo electrónico. Nosotros como remitentes tenemos que asumir el desafío y la oportunidad de aplicar estos estándares para beneficio de todos los involucrados.
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