Cualquier persona que tenga una tienda online sabe lo importante que es tener un control de stock en WooCommerce, en caso de utilizar esta plataforma.
Y es que, uno de los aspectos más importantes en cualquier eCommerce es la gestión de stocks.
Si un cliente te compra un producto del que no tienes existencias y lo necesita urgentemente, sería una faena tener que decirle que no se lo puedes enviar cuanto antes.
Por otro lado, tener almacenado demasiados productos podría ser negativo, así que deberías tener un control del stock que tengas disponible, para poder reponer nuestros productos cuando se vayan acabando.
En esta tarea dispones de un aliado: el control de inventario de stock de WooCommerce. Con él, podrás ver de un vistazo qué productos están agotados, casi sin existencias y con stock suficiente.
Así, que si tienes o vas a crear una tienda online con WordPress, ¡este artículo te vendrá de perlas!
Tabla de contenidos
¿Por qué es importante configurar el control de inventario en WooCommerce?
Configurar adecuadamente el control de inventario en WooCommerce es clave para llevar un registro preciso de stock, evitar sobreventas, facilitar el reabastecimiento de productos, gestionar la disponibilidad en almacén y mejorar la planificación de las ventas basándote en las existencias, si se trata de productos físicos.
Te detallo algunas de estas razones:
- Conocer las existencias reales: Al activar esta opción, WooCommerce lleva un registro preciso de la cantidad disponible de cada producto. De esta manera, en todo momento sabes exactamente cuántas unidades hay en stock, sin riesgo de equivocaciones.
- Evita la sobreventa de productos: Cuando vendes más unidades de las que realmente están disponibles, se produce la llamada sobreventa u overselling. Esto genera una mala experiencia para el cliente que hizo la compra pensando que el producto estaba en existencia. El control de inventario correctamente configurado impide que esto suceda.
- Facilita el reabastecimiento de productos: Se pueden establecer puntos de reorden para que el sistema avise automáticamente cuando determinado producto esté próximo a agotarse. De esta forma, se pueden realizar los pedidos a proveedores o mayoristas a tiempo para reponer stock.
- Gestionar la disponibilidad en almacén: Si vendes desde una o varias ubicaciones, el control de inventario de WooCommerce te permite asignar y llevar el conteo de forma independiente para cada almacén.
- Mejora la planificación de ventas: Al conocer las existencias y ventas puedes hacer proyecciones de inventario más certeras, planificar la producción si se fabrican los productos y gestionar mejor la disponibilidad.
Una buena gestión de stock te ayuda a tener un control preciso de existencias y que tus compradores no se lleven un chasco cuando al tratar de comprar un producto les aparezca el rótulo de sin existencias.
¿Cómo configurar el control de inventario en WooCommerce?
En esta plataforma, puedes tener activado o desactivado el control de inventario, así que tendrás que activarlo, si aún no lo has hecho.
Activar y configurar el inventario en WooCommerce
Para habilitar el control de inventario, debes acceder al menú de WooCommerce ➜ Ajustes. Luego tienes que ir a la pestaña de Productos y al apartado de Inventario.
Verás entonces la siguiente pantalla:
Desde aquí, podrás configurar los aspectos generales de cómo quieres gestionar el inventario de tu tienda online:
- Gestionar inventario: deberás marcar esta opción para que se active el control de inventario.
- Mantener en inventario (en minutos): aquí se determina cuánto tiempo se reserva el producto, entre que un pedido está pendiente de pago y se realiza el pago.
- Notificaciones: aquí seleccionas si quieres que te envíe por email avisos de pocas existencias y/o de inventario agotado.
- Destinatario(s) de los avisos: debes poner a qué dirección de correo electrónico se te enviarán los avisos de stock (notificaciones activadas en el punto anterior).
- Umbral de pocas existencias: puedes marcar cuándo quieres que te avise de que quedan pocos productos. Si pones, por ejemplo, 3, cuando queden menos de 3 unidades del producto, se te enviará un correo con el aviso de pocas existencias.
- Umbral de inventario agotado: esto es, cuando consideras que ya no queda producto. Lo normal es poner 0, pero puedes elegir otro número mayor (1 por ejemplo) si prefieres tener un margen de seguridad y siempre quieres tener 1 producto en stock, por si acaso.
- Visibilidad de inventario agotado: si activas esta campo, no se mostrarán los productos sin stock en nuestra tienda online. Es decir, quedan ocultos.
- Formato de visualización del inventario: distintas formas de visualizar que queda poco inventario. Esto depende del tema activo en tu web.
Si pasa el tiempo determinado, no se guarda el producto al cliente y vuelve a estar disponible en stock (y otro cliente puede comprarlo).
Configurar el inventario de cada producto en WooCommerce
Cuando ya tengas activado y configurado el control de inventario en tu plataforma, tendrás que configurar el stock en WooCommerce de cada producto de la tienda.
Es decir, indicar cuántas unidades hay disponibles.
Puede ser algo laborioso, sobre todo si tienes un catálogo de productos muy amplio, aunque esto es sencillo, como verás a continuación.
Para configurar el stock de un producto, simplemente entra en la página de edición del producto.
Ve al menú de Productos ➜ Todos los productos.
Verás un listado con todos tus productos, y podrás usar el buscador para buscar el producto directamente o, en el listado, acceder a la ficha del producto.
En este listado también verás (una vez activado el control de stock en cada producto, y configurado el stock, o sea, las unidades disponibles para cada producto) el inventario con las unidades disponibles para cada uno de tus productos.
También puedes usar el enlace de Editar.
Luego, dentro de la ficha del producto, baja hasta el apartado Datos del Producto y haz clic en la pestaña Inventario. Ahí verás los campos a configurar:
Lo único que tienes que hacer es marcar la casilla ¿Gestionar el stock? y en el campo Cantidad stock, introducir el número de existencias de ese producto.
En este ejemplo, hay 5 unidades del producto en stock.
También puedes indicar si, para ese producto, se permiten reservas o no (en caso de no haber existencias).
► ¡Truco adicional!
En el listado de productos de tu plataforma de eCommerce, puedes usar la opción de Edición Rápida.
Esta opción te permite modificar unos cuantos aspectos del producto y, entre ellos, puedes configurar los siguientes del producto relacionados con el control de inventario:
- Activar o desactivar la gestión del inventario.
- Poner las unidades que tienes en stock del producto.
- Configurar si, para ese producto, se permiten reservas.
De esta forma, ya tienes activado el control de stock en WooCommerce.
Informes de inventario en WooCommerce
Para acceder al informe de inventario, solo tienes que ir al menú WooCommerce ➜ Informes, en el apartado de Informes, en la pestaña Inventario.
Al acceder al inventario, hay 3 informes que corresponden a:
- Casi sin existencias.
- Agotado.
- Con más existencias.
Informe de “Casi sin existencias” en WooCommerce
En este informe, te muestra un listado con todos los productos que tienen existencias por debajo de la cantidad que has indicado en la configuración de Inventario, de los ajustes de la plataforma, en el apartado de Umbral de pocas existencias.
Si en el Umbral de pocas existencias has configurado 2, por ejemplo, en este informe te muestra los productos con stock por debajo de esas 2 unidades.
En el listado del informe verás la siguiente información (columnas):
- Producto: el nombre del producto.
- Superior: en el caso de productos variables, será el producto padre.
- Unidades en inventario: número de productos que te quedan en stock.
- Estado del inventario: en este caso muestra el texto Hay existencias.
- Acciones: puedes editar (icono del lápiz) o ver (icono de ojo) ese producto.
Informe de “productos agotados” en WooCommerce
En este informe, la plataforma muestra un listado con todos los productos agotados, sin unidades disponibles en stock.
Se entienden como productos agotados, aquellos que tienen existencias por debajo de la cantidad que has indicado en la configuración de Inventario de los ajustes de WooCommerce, en el apartado de Umbral de inventario agotado.
Si, por ejemplo, en el Umbral de inventario agotado hubieras configurado 1 unidad, en este informe te mostraría los productos con stock de 1 unidad o menos.
Esta opción (poner una cantidad distinta de 0 en el umbral de inventario agotado) permite tener un margen de “seguridad” y así, ver en este informe de productos agotados, los que debes reponer antes.
En este informe puedes ver la misma información que en el resto de informes de inventario:
- Producto: el nombre del producto.
- Superior: en el caso de productos variables, será el producto padre.
- Unidades en inventario: número de productos que te quedan en stock.
- Estado del inventario: en este caso muestra el texto Agotado
- Acciones: puedes editar (icono del lápiz) o ver (icono de ojo) ese producto.
Informe de productos “Con más existencias” en WooCommerce
En este informe verás un listado con todos los productos que no están agotados ni con pocas unidades, los productos con más stock en el inventario.
Son los productos que tienen unidades iguales o mayores al valor configurado en el apartado de Umbral de pocas existencias, dentro de la configuración del inventario en los ajustes.
Como en el ejemplo utilizado para este artículo, he puesto que el Umbral de pocas existencias son 5 y 10 unidades respectivamente, en este informe de productos con más existencias mostrará todos los productos que tienen existencias disponibles dentro del umbral.
En este informe muestra la misma información que en el resto de informes de inventario:
- Producto: el nombre del producto.
- Superior: en el caso de productos variables, será el producto padre.
- Unidades en inventario: número de productos que te quedan en stock.
- Estado del inventario: en este caso muestra el texto Hay existencias
- Acciones: puedes editar (icono del lápiz) o ver (icono de ojo) ese producto.
Con este informe puedes ver los productos con más stock e incluso, preparar alguna promoción u oferta para todos o algunos de ellos, hacer una liquidación de productos más antiguos o que vayan a ser reemplazados por productos de una nueva versión.
Esto mismo ocurre, por ejemplo, en productos tecnológicos: móviles, tablets, ordenadores, etc.
Plugins de control de stock en WooCommerce
Como te he ido mostrando, el control de inventario en WooCommerce es fácil de configurar y mantener al día.
Sin embargo, si necesitas añadir opciones de control de inventario, puedes usar plugins de WooCommerce específicamente diseñados para añadir más control y opciones a la gestión de stock: informes más detallados, notificaciones mejoradas, etc.
A continuación, te muestro varios que aúnan sencillez de instalación, configuración y uso junto con herramientas y mejoras que te ayudarán en las tareas de control de existencias.
En el catálogo de plugins de WordPress, podrás encontrar más plugins que añaden funcionalidades y mejora a la gestión de inventario.
Stock Manager for WooCommerce
El plugin Stock Manager for WooCommerce es gratuito, y te permite controlar el inventario en esta plataforma de una forma más sencilla.
Desde una sola pantalla puedes controlar y modificar el stock de todos los productos (y sus variaciones):
Como puedes observar, de un vistazo y gracias a los colores que te muestra, es posible ver los productos agotados (color rojo), con pocas existencias (color amarillo) y con más unidades (en verde).
Además, te da la opción de exportar el listado en un fichero CSV en el que podrás actualizar el stock de los productos e importar de nuevo el fichero CSV con el inventario actualizado, para tener a punto el stock de los productos en tu tienda.
Woo Custom Stock Status
El plugin Woo Custom Stock Status, también gratuito, te permite personalizar avisos de los productos de la tienda, no en la administración, sino en la parte frontal, para que los compradores tengan más información sobre las existencias disponibles.
Este plugin es gratuito, pero ofrece actualizaciones o soporte comercial de pago
Puedes cambiar los estados de los productos con colores personalizados e incluso personalizar los textos de dichos estados.
- Hay existencias.
- Solo quedan %s existencias.
- (se puede reservar).
- Hay %s existencias.
- Disponible para reserva.
- Agotado.
Puedes ver en un ejemplo de cómo se ve en su demo.
Notificaciones avanzadas en WooCommerce
El plugin Notificaciones avanzadas en WooCommerce, de pago (pero económico) y desarrollado por Joan Boluda, sirve para manejar diferentes notificaciones a los administradores y a los usuarios.
Podrás enviar notificaciones para niveles de stock y también para estados del pedido.
Las notificaciones a utilizar son para:
- Stock bajo de un producto.
- Stock bajo de cualquier producto de una categoría en concreto.
- Stock agotado de un producto.
- Stock agotado de cualquier producto de una categoría en concreto
- Nuevos pedidos.
Permite avisar a los clientes acerca del stock bajo de un producto, para que lo compren antes que se agote.
Conclusiones
Como has visto, puedes llevar el control de stock en WooCommerce fácilmente y olvidarte ya mismo del miedo a configurar tu inventario.
Recuerda que, además, esta plataforma te proporciona tres informes de control de stocks que pueden ayudarte en la gestión:
- Productos con mucho stock.
- Productos con poco stock.
- Productos sin stock.
Con ellos podrás asegurar un mejor funcionamiento de tu tienda online en esta plataforma y cubrir así las necesidades de todos tus clientes.
Aprovecha esta lectura casi obligada, ¡con ella controlar el inventario de tu eCommerce no supondrá ningún problema!
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