Saber cómo crear una wiki en WordPress te puede ayudar a gestionar documentación interna, de la empresa, de un equipo de trabajo o sitio WordPress de forma centralizada, segura y fácilmente escalable, dependiendo de la herramienta que uses para ello.
Al momento de compartir información es algo bastante delicado, puesto que hoy en día no se puede confiar del todo en lo que se encuentra en internet. Es por esto que muchas veces vemos documentaciones oficiales de los plugins que instalamos en nuestro sitio. Organizaciones que muestran su contenido de forma accesible a los usuarios y también información general sobre temas comunes, entre videojuegos, series, documentales, películas y mucho más.
Por lo que sea, las wikis en WordPress y documentaciones son útiles tanto para la empresa o persona compartir una información como para que el usuario pueda encontrar todo lo referente a su duda en un mismo lugar, también en caso de wiki pública, los propios usuarios pueden ayudar a construir esta misma.
También nos encontramos con el otro lado de la balanza, donde estás wiki o documentaciones, nos pueden ayudar en nuestras empresas con las capacitaciones de los integrantes de la misma o futuros integrantes, por ejemplo como subir productos, gestionar entradas, entre otros más.
Tabla de contenidos
Que es una wiki en WordPress
Una “wiki” o documentación no es más que un lugar donde tener todo nuestro contenido importante, ya sea medio, documentos informativos o tutoriales, incluso si no tenemos orientada nuestra wiki hacia una empresa o a dar nosotros toda la información, nos podemos encontrar con que las wikis tienen la posibilidad de crear colaboradores, los cuales van a poder ingresar esta misma información.
Por ejemplo, para algunas Wikis tenemos fandoms, que son los que agregan esta dicha información, se puede crear tanto colaboradores abiertos como cerrados en casos en los que nuestra información sea más privada, por otra parte, cuando eliminamos los colaboradores se vuelve un poco más una documentación para establecer conocimientos y asistencia a clientes.
Ventajas de crear una Wiki en WordPress
Las documentaciones son un factor fundamental si nuestra empresa busca mostrar el contenido de nuestro interés, por lo que vamos a ver las ventajas de utilizar una wiki en WordPress en nuestra empresa o en nuestro ocio, así como algunos ejemplos del mismo.
En cuanto a las ventajas de las wikis WordPress tenemos lo siguiente:
Almacenamiento de información: Las wikis para almacenar la información son un buen lugar para mantener archivado lo que corresponde a documentos locales u documentos online, así como la posibilidad de almacenar bases de datos de clientes o usuarios. También ayudan a mostrar el contenido que compartimos a nuestros usuarios. Para finalizar, las wikis nos permiten mantener la información centralizada en un solo sitio.
Adquisición de conocimientos: Esto permite que la información sea accesible de forma fácil a nuestros empleados o usuarios. Por ejemplo, un representante de ventas puede tener a la mano toda la información que necesita al momento de atender a nuestros clientes, así como dar respuestas rápidas a problemas existentes, también es posible generar esta información para los clientes y no para los usuarios intermediarios.
Facilidad: Este es un punto importante tanto para los empleados como para clientes o usuarios finales, la creación de una base de datos es parte de una información que resulta accesible a todos, este tipo de sistema permiten tener un buscador de palabras claves, filtros y los demás beneficios de los buscadores.
Rapidez de contenidos: Una parte fundamental de toda wiki o documentación es la rapidez con la que podemos encontrar los contenidos, así como la posibilidad de vincular un contenido con algún otro que posea relación y de esta forma poder ayudar aún más a nuestro objetivo para que todo sea más fácil y rápido de comprender.
Revisiones de contenido: La gran mayoría de los medios que se encargan de procesar los textos necesitan ser revisados, en este caso las wikis son un punto de control donde las revisiones del contenido que posee integrado va mostrando todas las versiones del propio documento, por lo que se resulta más sencillo evaluar una mejor versión para ofrecer el conocimiento necesario, y al final publicar la que más se adapte a lo que buscamos.
Presupuesto: El implementar una wiki en WordPress, o documentación, especialmente si trabajamos con WordPress resulta bastante económico, solo es necesario un tema o complemento que nos active esta función, aunque también hay complementos o temas de pago, son totalmente opcional, puesto que podemos encontrar esto en versiones gratuitas.
Ejemplos wikis en WordPress
A continuación te voy a mostrar algunas “wikis” que pueden servirte de ejemplo para que te hagas una idea de usos, enfoque personal, comercial o de empresa y qué resultados muestran en pantalla.
Fandom
Fandom resulta ser una de las plataformas de información cultural más populares, ya que plantea la posibilidad de crear de forma sencilla wikis de programas de televisión, juegos, películas y demás.
Gran parte de su blog o interfaz está realizada con WordPress, esto gracias a los beneficios que ofrece esta herramienta para la mejora del contenido así como la gestión de los usuarios o posibilidades de personalización estética, ayuda mucho al momento de elegir un sistema donde comenzar a crear estas wikis.
Documentación WP Rocket
El plugin WP Rocket se encarga de gestionar la caché y acelerar WordPress, al igual que otros plugins, este tiene sus opciones de configuración que en ocasiones pueden resultar sencillas, pero algunas otras son algo complicadas. Es por esto que el plugin necesita ofrecer la información de una forma fácil al cliente.
La documentación de WP Rocket tiene enlaces en iconos y bien diseñados que nos indican donde poder ver guías generales, preguntas frecuentes, guías de uso y tutoriales para la gestión de todo lo referente al plugin.
Una vez que accedes a una página, las categorías pasan a mostrarse en una barra lateral que mejora la navegación y facilita el acceso a estas categorías, así como ofrecer elementos multimedia para facilitar el entendimiento.
Cómo crear una wiki en WordPress
Para poder crear una wiki WordPress, podemos realizarlo con algunas de estas dos opciones:
- Temas para wiki en WordPress.
- Un plugin para wiki en WordPress.
Vamos a ver cómo crear una wiki en WordPress, aunque primero vamos a ver la opción de un plugin. Así como compartir una serie de temas que podemos utilizar para poder aplicar este modelo en nuestra página.
BetterDocs – Best Documentation, FAQ & Knowledge Base
Este es uno de los mejores plugins de WordPress para crear documentaciones o Wikis en WordPress con solo tener conocimientos básicos de WordPress.
Te puede ayudar con su diseño fresco a incorporar esta función, adicional es compatible con los temas actuales por lo que no tendrías que desactivar tu tema de WordPress para que este plugin funcione de forma correcta así como una versión gratuita que es más que funcional para lo que estés buscando.
En todo caso, si nos preguntamos cómo instalar un plugin en WordPress podemos ver la guía directamente y así conocer el proceso para poder instalar estos plugins que hablaremos en lo largo del artículo, luego una vez instalamos este plugin vamos a tener disponible la opción de configuración del mismo, simplemente seguimos el panel de asistente que se nos abrirá justo con activar el plugin.
Una vez comencemos con el proceso vamos a encontrarnos con lo siguiente:
Activar este primer recuadro es muy importante, puesto que permitirá que el plugins cree por defecto una página principal, que contenga una vista general de las entradas o documentaciones que se creen, luego tenemos lo que refiere a la ruta que va a tener nuestros archivos, podemos seleccionar lo que necesitemos, por ejemplo documentos, guías, etc. Luego de que hemos asignado estas dos cosas podemos pasar a lo siguiente.
Ya en este paso tenemos que tener en cuenta que lo más importante es la organización de nuestro contenido, es por esto que necesitamos crear cuantas categorías sean necesarias, una vez hacemos clic ya sea en categorías o en documentos, el propio sistema nos abrirá en una nueva pestaña el espacio de creación de estos mismos.
Una vez que hemos creado las categorías suficientes o solo las necesarias, para proceder a crearlas luego, podemos ver que el siguiente paso el crear los documentos, estos se crean de la misma forma que sería el crear una entrada, con la diferencia de que estas podemos crearlas en BetterDocs > Agregar nueva documentación.
Una vez tenemos esto podemos pasar al siguiente paso:
Al hacer clic en esta primera opción nos podremos encontrar con lo referente al diseño de nuestra página de documentos, así como la opción de personalizar temas en WordPress para que estos colores y aspectos se adapten del todo a nuestro plugin, también tenemos la separación de los elementos hasta la plantilla de las entradas internas, es decir, el cómo se van a visualizar estas documentaciones una vez las personas hagan clic en ellas, y muchas opciones más.
Es importante tener en cuenta que algunas de estas opciones corresponden a la versión de pago del plugin, pero, aun así, en la versión gratis del mismo podemos trabajar bastante bien y nos ofrece libertad de poder seleccionar ciertas configuraciones, luego de que tenemos esto finalizado podemos concluir con que nuestro sistema ya cuenta con una página de documentación o wiki para poder ir creando el contenido.
Mejores plugins de WordPress para crear una wiki
Dentro del directorio de WordPress puedes encontrar otros plugins para crear una Wiki en WordPress, dentro de todos ellos destacamos el plugin anterior y los dos siguientes:
Yada Wiki
Este es un plugin para crear entradas de tipo wiki en WordPress, sus categorías y ajustes son orientados en poder crear nuestro sitio solo con el aspecto que tendría una Wikipedia normalmente.
Es por esto que el plugin en su gran parte funciona solo con el editor de WordPress, permitiendo que sea de mucho más fácil configuración, por lo que resulta mucho más fácil para usuarios menos experimentados.
Yada Wiki ofrece un tipo de contenido de publicación tipo wiki, etiquetas y categorías personalizadas, un índice y una opción de tabla de contenidos y permite vincular tus páginas wiki entre sí utilizando los títulos de las páginas.
Además, el plugin incluye dos botones de shortcodes WordPress fáciles de usar en la barra de herramientas del editor. En lugar de intentar recordar los códigos cortos y sus valores, se recomienda utilizar estos botones para generar automáticamente los códigos cortos por ti.
Knowledge Base – Best Documentation and FAQs
Este plugin nos ofrece gran variedad de estilos y diseños que podemos importar a través de demos a nuestra wiki creada con WordPress, de tal forma que no tengamos que crear nuestras páginas, sino que directamente pasemos a la fase de crear contenido.
También es posible él combinar los estilos que posee este plugin con el tema que estemos utilizando en el momento, todo esto de forma sencilla para el usuario estándar que solo necesita un plugin para activar y utilizar.
Este posee unas opciones de pago, pero las características más importantes como sería la barra de búsqueda y las categorías forman parte de una versión gratuita.
¿Necesitas ampliar información?
weDocs – The Best WordPress Knowledgebase and Documentation
Un buen plugin de documentación de WordPress que te ayuda a crear y gestionar la base de conocimientos, documentación y wiki de un producto en pocos minutos.
Con él puedes crear manuales, guías y bases de conocimientos, algo que puede ser sumamente difícil de forma manual. Tener una base de conocimientos alineada es crucial, especialmente para productos basados en servicios en línea y para plugins y temas de WordPress.
weDocs te cubre todas estas necesidades de forma inteligente y eficiente en cuestión de minutos, siendo un plugin de base de conocimientos y documentación para WordPress óptimos para crear documentación de aspecto profesional y organízala de manera visual en tu sitio web.
Knowledge Base documentation & wiki plugin – BasePress Docs
Un potente plugin de wiki y base de conocimientos, o de documentación para WordPress con el que puedes crear y gestionar fácilmente documentación para reducir los tickets de soporte y escalar las gestiones de atención al cliente.
Si con este plugin puedes crear una Wiki o base de conocimiento de tu empresa o tienda, podrás mejorar el servicio que ofreces a los clientes aportándoles documentación de autoatención mejorada, con acceso fácil a respuestas instantáneas las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto, sin duda, reducirá considerablemente el coste de tu servicio de soporte, si es que lo tienes. 😜
BasePress te permite organizar la documentación para clientes y empleados, creando tantas bases de conocimientos independientes como necesites para documentar tus productos o servicios de manera directa.
El plugin es fácil de usar gracias a sus herramientas de administración claras y simples que se integran perfectamente en el área de administración de WordPress.
Tienes tres temas para elegir con fácil personalización y branding de colores, y para los implementadores una personalización completa a través de plantillas.
Temas de WordPress para crear una wiki
Un método más sencillo en algunos casos de establecer nuestro sitio como una wiki o una documentación completa es a través de una plantilla de WordPress especializado que tenga todo esto solo con instalarlo.
Si nos encontramos en la búsqueda de algún tema que cumpla con estas características, podemos ver uno de los siguientes que comentamos en esta guía. Así como una guía de como instalar temas en WordPress.
Tema MyWiki
Este tema resulta de gran ayuda, ya que facilita a los usuarios que lo instalan el crear una wiki o documentación con un diseño minimalista en WordPress, algo fácil de configurar y muy limpio en cuanto a diseño.
También cuenta con búsquedas rápidas y un diseño responsive que puede adaptarse a cualquier dispositivo, así como posibilidad de importar algunos demos y cambiar colores para adaptarse a nuestra marca.
Tema IKnow
Este tema, al igual que el anterior que hemos visto, es un tema gratuito con varios diseños minimalistas que se enfocan en crear los conocimientos para una empresa.
Incorpora un menú estándar de una web tradicional, el área para el logotipo, el cual es habitual, y un header o cabecera que agrega mensajes para nuestros clientes o empleados sobre algún tema importante.
Adicionalmente, también ofrece las categorías que tanto nos benefician al momento de mantener el orden en nuestro contenido, así como un número que nos indica cuántas documentaciones tiene presente cada una de las categorías.
Conclusiones
Como has podido ver, tienes a disposición una serie de herramientas en WordPress que te ayudan a crear una base de conocimiento para tu clientela o bien para los empleados, ya sea mediante un plugin o un tema.
Puedes ver que es una opción bastante sencilla de configurar donde no interfiere en muchos casos con los temas que tengamos activos en nuestro sitio, sino que también es parte de una solución administrativa a las consultas que puedan llegar a tener las personas que traten con nuestra empresa.
Así mismo, no es necesario tener una empresa o una clientela para poder implementar este tipo de plugins o temas, en caso de que necesitemos utilizar esto para simplemente ocio, podemos hacerlo, tenemos en nuestras manos la posibilidad de recrear todo lo que queramos en contenido para compartirlo de la forma que necesitemos.
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