¿Cómo convertirse en un PRO de Gravity Forms?

Gravity Forms: un plugin de formularios no… ¡el plugin de formularios!

Seleccionar un formulario para tu web siempre ha sido una tarea complicada, o por lo menos no es sencilla.

Hay muchas opciones, y muy variadas, y dependiendo de la envergadura de tu proyecto te irá mejor unos plugins u otros, pero si buscas lo mejor de lo mejor, estás en el sitio correcto.

Sigue leyendo porque este artículo va a hacer que conozcas uno de los mejores (por no decir el mejor) plugin de formularios para una página web WordPress.

No solo te va a solucionar aspectos comunicativos y funcionales de tu proyecto web, si no que hará que la vida te resulte más maravillosa debido a su gran poder de automatización, productividad y características que no tienen otros formularios.

Sobre Gravity Forms

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Antes de seguir, como en cada post, me toca decir que Gravity Forms no me ha contactado para hacer un análisis de su plugin, ni patrocina este post. Tampoco uso enlaces de afiliado ni nada por el estilo. Escribo este artículo porque me encanta el plugin, y creo que va a ser muy útil para todos los lectores de Webempresa.

Gravity Forms es un plugin de pago. Pero antes de que te levantes de la silla y huyas gritando y apretando tu billetera contra el pecho, sigue leyendo porque es este plugin premium es muy asequible y ofrece gran cantidad de soluciones para tu web.

Existen diferentes precios porque dependiendo de las necesidades que tengas, te vendrá mejor una licencia u otra, ya que una de las partes más importantes de este formulario, si de verdad lo quieres exprimir a tope, son sus extensiones, diferenciadas entre “Básicas, Avanzadas y Élite” (las vemos más abajo).

Vamos a ver antes de nada las ventajas del plugin, para que te empiece el “picorcito” y te vayas enamorando de esta solución para formularios de WordPress.

Ventajas de Gravity Forms

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  Facilidad de uso

Gravity Forms es fácil de utilizar. Y punto. A pesar de las muchas configuraciones que tiene, es intuitivo y desde el primer momento de uso ya sabes cómo funciona.

Los formularios se construyen mediante sistema pincha y arrastra (drag & drop) y lo tiene todo para que sepas para qué funciona cada elemento (sí que es cierto que tiene ciertas configuraciones más avanzadas, pero obviamente las vamos a cubrir aquí todas, así que sigue leyendo).

  Todos los tipos de entrada que te puedas imaginar

Las vamos a ver más abajo, pero tienes campos del formulario que sirven para todo tipo de proyectos. Además, lo que más me gusta es que tienen campos predefinidos, de gran utilidad. (Por ejemplo, listados de países, rangos de edad, etc).

  Condicionales para tus formularios

Los condicionales son uno de los puntos fuertes de Gravity Forms. Si no sabes qué son, son fáciles de entender: puedes hacer que ciertos campos aparezcan o desaparezcan dependiendo de si el usuario ha rellenado o no otros campos.

Ejemplo: el usuario quiere preguntar por uno de tus servicio de “asesoramiento online”, y en cuanto pinche en ese servicio, aparecerán preguntas extra para recabar más información sobre sus dudas relacionadas con el asesoramiento online.

Esto te va a permitir coger de la mano al visitante y darle un buen paseo a nivel de usabilidad web sin salir del formulario. (Puedes probarlo en mi web… Dependiendo de la opción que elijas, saldrán diferentes preguntas).

Y pensarás: esto tiene que ser muy complicado. Pues te vas a llevar una sorpresa cuando veas lo fácil e intuitivo que es. (lo vemos en los vídeos al final del artículo).

  Formularios por etapas

Si tienes que usar un formulario largo (por ejemplo para una investigación, una encuesta de seguimiento, etc) con Gravity Forms vas a poder crear diferentes secciones para tu formulario, las cuales se verán presentadas por etapas o fases.

  Formularios que sustituyen a una tienda online

Si tienes un producto digital, si pides donaciones en tu web, etc, pero no quieres recargar tu web con un sistema de comercio online tipo WooCommerce, Gravity Forms te ofrece la posibilidad de aceptar pagos directamente en el formulario a través de sus extensiones con terceros (Paypal, Stripe, Auth.net, etc).

  Disponibilidad de formularios según una fecha específica

Puedes crear formularios que estén disponibles durante determinadas fechas o periodo de tiempo específico. Esto es ideal para concursos, campañas de captación de emails, landing pages, etc. (Lo vemos en los vídeos).

  Confirmaciones de formularios personalizadas

Cuando el usuario termine de rellenar el formulario, puedes elegir de qué manera el formulario confirmará que se ha enviado correctamente la información (mostrar un texto, o redireccionar a una página o URL determinada).

  Notificaciones para todo el mundo

Tres cuartas partes de lo mismo para las notificaciones. Puedes configurarlo para elegir a quién quieres notificar (acepta más de un email, y es de muy fácil activación o desactivación).

Permite no sólo notificar por email, si no que se puede hacer a través de los propios campos del formulario, e incluso dependiendo de qué campos se rellenan, se envíe a un email u otro.

  Crear contenido de WordPress a través del formulario

Si tienes un blog colaborativo, o si te gusta que te envíen contenido sin necesidad de crear usuarios en tu web, puedes usar el formulario para que los visitantes te envíen sugerencias de contenido, artículos, imágenes, etc, fácilmente.

  Sustituir el formulario de registro

Si no te gusta el formulario de registro que viene por defecto con WordPress, puedes usar Gravity Forms para crear formularios completamente adaptados a las necesidades que tengas.

  Reducción de spam eficiente

¿No te ha pasado alguna vez que lanzas la web, y todo va bien al principio pero de repente te empiezan a llegar mensajes con letras rusas o chinas?

El sistema anti-spam de Gravity Forms, mediante el captcha honeypot, va a ayudarte (y mucho) en la lucha contra el spam y te asegurará que sólo recibas emails de usuarios reales.

  Traducción perfecta (o casi) al español

Por supuesto, al ser un plugin bien mantenido y profesional, viene traducido en varios idiomas. Y no son las típicas traducciones automáticas que utilizan muchos plugins, son traducciones bien cuidadas y hechas por personas nativas.

Hay que decir que hay partes (como las de los extras y la documentación que no están traducidas todavía, pero todo a su tiempo).

Información que se puede enviar a través del formulario

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Para no hacer muy largo este artículo, vamos a ver un poco por encima las opciones que trae el plugin, de cara a la creación de formularios. Prefiero verlo un poco más en detalle y con un ejemplo en los vídeos que encontrarás al final del artículo.

Lo que ofrece el plugin en cuanto a envío de información del visitante a ti, como dueño de la web, es:

  Campos estándar

• Línea de texto simple




• Párrafos




• Desplegables tipo dropdown




• Selectores




• Número




• Casillas (de los que puedes elegir más de una opción)




• Botones de selección (de los que sólo eliges una opción)




• Campos ocultos (sirven para añadir información no visible al usuario, pero útil a la hora de recibir la información del formulario)




• Campo de HTML (puedes incluir código HTML a tu gusto, que el usuario verá durante el formulario)




• Sección (aquí puedes crear secciones dentro del formulario)




• Página (para añadir diferentes fases o paginación al formulario)

  Campos avanzados

• Nombre (cuadro con Nombre y Apellidos)




• Fecha (acepta formato fecha de diferentes maneras)




• Hora




• Teléfono (parecido al del número pero con formato de teléfono específico)




• Dirección (te añade los campos típicos de una dirección)




• Web




• Email (permite incluso verificar los emails escribiéndolos dos veces)




• Subida de archivo




• CAPTCHA (lo que he explicado anteriormente en cuanto a la reducción de SPAM)




• Lista (permite al usuario hacer una lista con los ítems que necesite).

  Campos de entrada

• Título de la entrada




• Cuerpo




• Extracto




• Etiquetas




• Categorías




• Imagen destacada




• Campo personalizado

  Campos de precio

• Producto (puedes escribir el nombre del producto o servicio y marcar un precio)




• Cantidad (la cantidad de dicho producto)




• Opción (las opciones del producto. Por ejemplo, para ropa, las tallas o los colores)




• Envío (puedes especificar el coste que tendrá el envío de dicho producto)




• Total (te calcula todo lo anterior y te muestra el total a pagar)




• Tarjeta de crédito* (lleva un asterisco porque se activa si configuras un método de pago a través de las extensiones de Gravity Forms. Me refiero a Stripe, Paypal, etc)

Entradas (o formularios enviados)

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Una vez has configurado tu formulario y han empezado a enviarte información, la gestión de las entradas es muy parecida a la gestión de entradas por defecto en WordPress.

Te da la opción de añadir notas privadas (las cuales puedes enviar también al cliente o guardar para ti), y también puedes ver cierta información sobre quién ha enviado el formulario (su IP, la fecha y hora de envío, la URL desde donde se ha enviado, etc).

Ajustes de los formularios

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Cada formulario que creas, viene con opciones individuales (no confundir con las opciones generales del plugin).

Aquí puedes configurar desde aspectos básicos como el título y descripción del formulario, su diseño, el botón, restricciones (por fecha, por número de entradas, por tipo de usuario, etc) y otras opciones interesantes que veremos en los vídeos.

En los ajustes individuales de los formularios también se gestionan las confirmaciones, notificaciones y extensiones añadidas a dicho formulario.

Ajustes generales del plugin

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Sin confundir con los ajustes individuales para cada formulario, es en los ajustes generales del plugin de Gravity Forms en donde se concentran todas las opciones del plugin en sí, y las opciones generales de las extensiones (add-ons) que le vayas añadiendo.

Aquí se gestiona tu licencia del plugin, las APIs, el tipo de moneda, el CSS, HTML, ajutes de reCAPTCHA, y otras opciones generales que afectan a todos los formularios al mismo tiempo.

También tienes la opción de desinstalar el plugin.

Importar y exportar

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Si recibes cientos de emails y entradas de formulario, no te preocupes, porque el plugin de Gravity Forms viene preparado para ello.

De una manera sencilla e intuitiva, puedes exportar las entradas de cada formulario, o exportar la configuración de todos o algunos formularios, para poder usarlos en otras webs en donde también tengas instalado el plugin.

Por otro lado puedes importar configuraciones que ya tengas de otras webs, ahorrando tiempo a la hora de construir la web de tu nuevo proyecto.

Extensiones o Add-ons

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A parte de la solución de formularios que propone Gravity Forms, si ya utilizas otras soluciones para otros ámbitos de tu trabajo, seguramente puedas integrarlo con tus formularios.

Aquí tienes una lista de todas las extensiones con las que trabaja Gravity Forms, las cuales se integran de una manera muy fácil en tu proyecto web, y te permitirán adquirir un proceso de trabajo mucho más productivo y rápido para tu proyecto.

  Extensiones de marketing

• ActiveCampaign




• Mailchimp




• AWeber




• Campaign Monitor




• CleverReach




• Emma




• GetResponse




• Help Scout




• iContact




• Mad Mimi

  Extensiones de pago electrónico

• Authorize.net




• Paypal




• Stripe

  Extensiones de CRM

• Agile CRM




• Batchbook




• Capsule CRM




• Zoho CRM

  Extensiones de gestión de proyectos y tareas

• Breeze




• Campfire




• FreshBooks




• Highrise




• HipChat




• Slack




• Trello




• Zapier

  Extensiones de contenido

• Chained Selects




• Uso de cupones




• Dropbox




• Pipe




• Encuestas




• Twilio




• Registro de usuarios (para cambiar el registro por defecto de WordPress)




• WebHooks




• Quiz




• Firmas (con soporte para pantallas táctiles)




• Partial Entries (interesante para formularios que no se han enviado)

Apartado del estado del sistema

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En este apartado simplemente podrás ver información técnica sobre tu web en relación al plugin de Gravity Forms.

Hay un botón para copiar dicha información, de manera que se lo puedas enviar al soporte del plugin, en el caso que puedas tener algún problema (por cierto, solo dan soporte por ticket, no por email o por teléfono).

En esta sección también está el apartado de las actualizaciones, tanto del plugin como de sus extensiones.

Sección de Ayuda

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Aquí hay un apartado que, muy a mi pesar, y aunque aparentemente esté en español, son links que dirigen a la web del plugin, con todo su contenido en inglés (si no hablas inglés, usa el traductor automático de Google, que seguro termináis por entender la mayoría del contenido).

Resumen de todo lo visto, en vídeo.

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Voy a dar un repaso a todo lo que hemos visto en vídeo, para que, si eres más de “memoria fotográfica” o simplemente si no tienes ganas de leer, te relajes, te cojas las palomitas y disfrutes viendo lo que este plugin ofrece.

Ejemplo práctico: Formulario de venta de entradas a un evento.

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Incluso si todavía no has quedado del todo convencido de las posibilidades del plugin de formularios de Gravity Forms, te voy a mostrar un ejemplo práctico.

Caso práctico: un amigo es guitarrista, y hace conciertos con su grupo. Para un concierto que van a hacer en el teatro de su pueblo (de aforo máximo de 100 personas), quieren vender las entradas a través de un simple formulario en una página web sencilla.

Veamos los tres pasos a llevar a cabo.

  Paso 1: Creando el formulario con sistema de pago

En este vídeo verás cómo creo un formulario con información básica, y con sistema de pago para el asistente al concierto (en este caso usamos el servicio de Stripe).

  Paso 2: Publicando el formulario en una landing page

En este vídeo voy a crear una mini-web muy rápida para el evento, y programar la venta de entradas (con aforo limitado a 100 personas).

  Paso 3: Gestionando la información recibida

Aquí se supone que ya ha pasado cierto tiempo, y hemos vendido varias entradas. Vamos a exportar toda la información para poder imprimirla y llevarnos la lista al concierto.

Conclusiones

Y esto es todo por ahora. Espero que este artículo te haya resultado muy práctico, y que te animes a darle una oportunidad a Gravity Forms.

Un gran plugin, por no decir, el mejor plugin de formularios para WordPress.

¡Hasta la próxima!