RGPD en Newsletters: boletines que cumplen la normativa

RGPD en Newsletters, ¡continúa enviando boletines, que cumplan con la normativa vigente, a tus suscriptores!

Hablamos de newsletter para referirnos a boletines informativos, es decir, publicaciones digitales distribuidas por correo electrónico con una determinada periodicidad (diaria, semanal, mensual…).

El contenido suelen ser artículos sobre la marca de la empresa o que tienen relación con el ámbito profesional. Siempre van dirigidos a tus suscriptores que han aceptado previamente recibir este tipo de contenidos.

Con la nueva entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) este pasado 25 de mayo de 2018, puedes pensar que tu base de datos ha quedado obsoleta. ¿No sabes qué hacer?, ¿cómo volver a pedir consentimiento a tus contactos?, ¿tengo que borrar mi base de datos?, ¿cómo seguir enviándoles tu newsletter? Antes de nada, no te precipites.

No hay ningún problema. Sólo tienes que seguir los pasos que presentamos a continuación para mantener tu lista de contactos en total conformidad con el RGPD.

La finalidad es conseguir una nueva confirmación del consentimiento de tus contactos de forma clara y concisa. Es bastante repetitivo, sabiendo que ya obtuviste este consentimiento en el momento en que recopilaste tu base de datos, pero la ley es la ley.

Y con el nuevo reglamento hay una serie de términos y novedades que has de tener en cuenta a la hora de utilizar los datos de tus destinatarios.

Newsletter y RGPD: Qué pasos debes tener en cuenta para crear tus boletines

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Se trata de seguir un proceso determinado en el que respetes las medidas requeridas en el RGPD, con el objetivo de poder continuar con tu envío regular de newsletter, sin que afecte lo menos posible a tu lista de contactos y al calendario editorial.

1. Crear un formulario de alta en la suscripción de newsletter

En primer lugar, tienes que contar con una plantilla de formulario para enviar a tus destinatarios en un correo de confirmación.

Dentro del formulario limitate a los campos básicos para que les resulte sencillo de completar a tus contactos y no se echen para atrás. El nombre completo, correo, móvil…, el único imprescindible y obligatorio es el correo electrónico.

Con una herramienta de email marketing como Mailify no tendrás problemas para crear formularios de suscripción o crear newsletters de todo tipo, gracias a la variedad de plantillas disponibles.

Así quedaría el formulario con todas las atribuciones necesarias:

Importante incorporar casillas de verificación no preseleccionadas indicando que el usuario te autoriza a seguir enviándole tu newsletter.

Otra casilla en la que aceptas o no recibir ofertas comerciales por correo o SMS. Y puedes incluir otro en el que aceptas tener conocimiento de la política de tratamiento de datos. La inclusión de estas casillas es obligatoria para validar el formulario.

Una recomendación oportuna en estos casos es configurar el formulario con doble opt-in. Es decir, una doble confirmación: enviar un último correo de confirmación a los usuarios una vez validen el formulario.

2. Elaborar el mensaje RGPD en newsletters

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 Asunto del mensaje.

Puedes plantear el asunto como una pregunta o como una llamada de atención. Hay que tratar de no ser muy invasivo pero dejando claro que se necesita la acción del usuario. Vamos a poner algunos ejemplos de asuntos acertados:

• ¿Quieres continuar recibiendo nuestra newsletter?
• Importante: necesitamos tu consentimiento.
• Protección de datos: cómo seguir recibiendo newsletter.

 Cuerpo del texto

Dentro del texto debes dejar claro qué tipo de emails quieres enviar, si aceptan y con qué frecuencia, además de explicar la razón por la que vuelves a reclamar su consentimiento (conformidad RGPD). Y en todo momento dando la posibilidad de darse de baja en la suscripción mediante un enlace o CTA.

Al final del texto, se debe incluir un botón de acción en el que ponga algo como: ‘Quiero continuar recibiendo la newsletter’ o ‘Acepto continuar con la suscripción’. Este botón debe redirigir automáticamente al formulario creado previamente.

Un ejemplo de mensaje sería:

Una vez se valide el formulario, se envía de forma automatizada otro mensaje con un enlace en el que se confirmaría definitivamente el consentimiento.

3. Actualización de datos

Se trata del mismo formulario con los campos completados. En el momento en el que el usuario modifica alguno de sus datos para validar el formulario, el cambio se actualiza automáticamente en tu base de datos.

4. Envío de campañas por segmentación

Una vez envíes la campaña de consentimiento, podrás ir a tu lista de contactos para comprobar quiénes lo han validado, quiénes no o los que ni siquiera han abierto el mensaje.

Para comprobarlo, solo tienes que fijarte en la última modificación de las columnas de datos, así podrás apreciar desde qué fecha están actualizados los datos.

A partir de aquí, deberás realizar una segmentación en función del comportamiento de tus destinatarios. Tres grupos:

• Los que han aceptado: tras enviar el enlace de confirmación, ya puedes enviar tu newsletter ordinaria con su periodicidad establecida.
• Los que no han aceptado: espera unos días, si no han cambiado de opinión, borrarlos de tu lista de contactos.
• Los que no lo han abierto: programar otro envío de recordatorio con el mismo mensaje y un asunto de urgencia.

Conclusiones

Consejo: es recomendable exportar la base de datos a un archivo externo.

Y añadir el ejemplo del email con el mensaje sobre la RGPD y el formulario de alta como pruebas de los consentimientos obtenidos y los medios utilizados.

Estas acciones son esenciales para evitarse problemas o posible sanciones en un caso de control.

NOTA Desde Webempresa no realizamos asesoramiento sobre la LOPD o el nuevo RGPD. Somos especialistas en servicios de hosting pero no ofrecemos este tipo de soporte. En caso de duda, consulta con un especialista en materia legal.