Usuarios en WordPress, Qué son y cómo gestionarlos

La gestión de usuarios en WordPress puede que sea una de las características con más potencia de este CMS.

Empieza ahora tu proyecto digital por menos de lo que imaginas.

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Su intuitiva gestión permite complejos sistemas de permisos de uso, acceso a contenidos y demás.

Si tu web va a tener muchas personas escribiendo artículos, gestionando publicaciones o simplemente usuarios que se inscriban para utilizarla, ya necesitas saber lo básico de gestión de roles de usuario en WordPress para controlar quién hace qué.

En este artículo aprenderás que son y cómo gestionarlos. 💪🏻

  ¿Qué es un usuario en WordPress?

Un usuario es una cuenta que puedes utilizar para entrar en WordPress y realizar una serie de acciones asignadas al rol de usuario que tenga esa cuenta.

Algunos conceptos y palabras clave sobre usuarios en WordPress (y en general en el mundo de la informática):

• A todos los usuarios se les asigna un rol.
• Un rol es el nombre que recibe el conjunto de capacidades para hacer unas acciones concretas en un sistema informático.
• El rol de usuario que tiene todos los permisos y capacidades de edición (vamos, quien controla el chiringuito de tu web) es el rol administrador.

Los usuarios, por tanto, son personas registradas en tu sitio web y que interactúan con él, ya sea comentando, comprando o editando contenido.

  Tipos de roles de usuario en WordPress

Ahora vamos a darle caña a los roles de usuario que por defecto instala WordPress. Y que son estos:

Super Administrador: solo existe si la instalación de WordPress es de tipo Multisite. Un usuario superadministrador administra toda la red de sitios de WordPress, esa instalación multisitio.

Administrador: (administrator) Cuenta con todos los privilegios posibles en WordPress. Es el usuario que gestiona otros usuarios y que se crea cuando instalas por primera vez tu web.

Editor: (editor) Es el rol que se encarga de todo lo que tiene que ver con la publicación de contenidos. Básicamente, puede hacer de todo menos instalar plugins y gestionar usuarios. Es la jefa del gabinete de tu web.

Autor: (author) Puede crear y publicar sus propias entradas. Muy recomendado cuando tienes redactores que saben utilizar la parte interna de WordPress. Serían como los periodistas en nómina de tu web.

Colaborador: (contributor)Es el que recomiendo crear para tener público en las publicaciones. Nunca publicar contenido visible con un usuario «superior a este». Básicamente, lo único que puede hacer es asignarse en una publicación, pero no la puede publicar, quien la publica es siempre un usuario tipo Editor o Administrador. Sería la columnista de opinión de tu periódico.

Suscriptor: (subscriber)Solo puede leer contenido. Es el usuario básico de WordPress. Tus lectores suscritos 🙃.

Otros roles de usuario en WordPress son los que crean alguno de los plugins más usados como WooCommerce o Yoast SEO, que normalmente añaden capacidades relativas a sus funcionalidades.

Consulta todo lo relacionado con las capacidades de cada rol, como siempre, en la biblia de WordPress: su documentación.

  Plugin para crear roles de usuario en WordPress

También, y por medio de plugins, puedes crear roles de usuario propios, esto es muy interesante si quieres personalizar tu sitio totalmente o si tienes un sitio tipo membresía o comunidad cuyos roles puedes personalizar dependiendo del nombre o storytelling que hayas creado en tu plataforma.

Por ejemplo, el rol que crearía para los clientes de Webempresa podrían ser los webempresers por ejemplo. Y esto se puede hacer en WordPress usando por ejemplo el plugin User Role Editor.

Este plugin te permite crear roles de usuario en WordPress y cambiar sus capacidades para realizar acciones en el sitio web.

  Cómo crear un usuario en WordPress

Para crear un usuario, necesitas un correo electrónico y una contraseña. Cuando instalas por primera vez WordPress, creas un usuario administrador que utilizas para configurar WordPress y hacer cualquier cosa en tu gestor de contenidos.

Luego puedes seguir creando usuarios, tanto manualmente como de forma automática. Con la forma automática me refiero a cuando una persona que visita tu web se registra o paga por un producto. Esa persona ahora tendrá un usuario que se ha creado de forma automática.

Para crear un usuario en WordPress, sigue estos pasos:

1. En el panel de administración de WordPress ve a Usuarios ➜ Añadir nuevo.
2. Asigna un nombre de usuario (sin espacios ni caracteres raros para el anglosajón, es decir, sin eñes, ni tildes, ni nada, solo guiones medios y bajos.

Nota importante: a veces creamos usuarios fake o de prueba cuyo email no es real o no tenemos acceso. Si esto es así, asegúrate que desmarcas la casilla Envía al usuario nuevo un correo electrónico con información sobre su cuenta. Te evitarás más de un disgusto 😅.

3. Asigna un perfil (rol de usuario). Cuidado a quien le das la llave administradora de todas las cerraduras 😉.
4. Ya está, clic en Añadir nuevo usuario.

  Plugins para crear usuarios de forma masiva con WordPress

Plugins que te ayudan a crear usuarios de forma masiva, tienes Import Users from CSV que simplemente desde una hoja de cálculo que puedes crear en Google Sheets o Excel, la exportas en formato CSV y subes ese archivo para que los usuarios se creen. Para sitios por ejemplo como escuelas online, o periódicos donde necesites crear varios usuarios de golpe, es estupendo.

Otro muy interesante en esta línea es Import Export WordPress Users and WooCommerce Customers que también te permite exportar e incluir usuarios con el rol de clientes de WooCommerce.

Y por supuesto no puede faltar el complemento de la suite de importación / exportación más famosa que es la de WP All Import / Export que incluye en su plan completo dos plugins para gestionar usuarios en WordPress.

  Cómo editar usuarios en WordPress

Puedes cambiar cualquier dato de los usuarios (menos su nombre de usuario inicial) desde el dashboard de WordPress haciendo clic en Usuarios, si tienes un rol que lo permita como el de administrador.

Dentro de cada usuario, puedes cambiar cualquier dato, como reiniciar la contraseña, enviarle un email para restablecerla, etc. Pero necesitarás el rol de administrador para hacer este tipo de operaciones.

Si quieres cambiar el nombre de usuario asignado, puedes probar con este plugin Username Changer. Pero a veces es más fácil y menos tedioso simplemente eliminar y crear otro usuario con el nombre bien escrito.

  Consejos de seguridad con respecto a los usuarios

Con la creación de usuarios y su gestión, es importante tener varias cosillas en cuenta, que si lo incluyes en tu rutina a la hora de gestionar sitios webs, te vas a ahorrar más de un susto 👻. Ahí van:

✅ Crea nombres de usuarios con un hash (conjunto de caracteres) aleatorio como por ejemplo mengano_7jdfdsh845df.

✅ Usa los alias de usuario o nicename. Continuando con el punto anterior, si luego vas a Usuarios > mengano_7jdfdsh845df en el alias, puedes poner el nombre bonito mengano.

✅ Elimina de la URL de los archivos de autor su nombre de usuario y así ocultarlo totalmente. Lo puedes hacer con este plugin: Edit Author Slug que te ayuda a enmascarar esta característica y así proteger (y personalizar) aún más tu sitio.

✅ Cambia la URL de acceso de tu WordPress. Aparte de evitar que robots automáticos de exploración intenten entrar de forma fraudulenta a tu sitio, también facilitarás a los usuarios que gestionen la web a recordar cómo se accede. Es mucho más fácil tener una URL amigable tipo tuweb.com/panel que el tipo tuweb.com/wp-admin. Para esa labor tienes el plugin WPS Hide Login, aunque actualmente hay muchos plugins multifunción que incluyen esta característica.

✅ Usa usuarios «colaboradores» como autor de las entradas que estén públicas en tu web. Nunca uses un usuario administrador para este fin. No estoy diciendo que accedas con otro usuario diferente al editor o administrador para crear la entrada y publicar. Simplemente, si eres tú la única persona que administra la web, tengas un usuario«público» con rol colaborador y otro «privado» (administrador o editor) que usas para entrar y gestionar la web. Luego, cuando publiques el contenido, simplemente cambia la autoría del artículo al usuario que tienes con rol colaborador. Esto ayuda a mantener ordenado tu sitio y a posibles robos de usuarios públicos que sean administradores.

  Plugins para gestionar usuarios en WordPress

Aparte de los hablados anteriormente en cada sección de este artículo, hemos hecho una recopilación de los plugins relacionados con usuarios que creemos puede servirte para tu día a día o para un proyecto en concreto hecho con WordPress.

  User Role Editor

El más conocido y usado plugin para crear o modificar capacidades de los usuarios. La versión del repositorio cuenta con más de 700.000 instalaciones. Una barbaridad teniendo en cuenta que es un solo developer plugin, estas joyitas que nos encontramos en el repositorio.

El plugin User Role Editor es muy útil para administrar los roles de usuario en tu sitio web e incluso crear «roles» personalizados.

Con él puedes editar y personalizar los roles de usuario predeterminados de WordPress, como Administrador, Editor, Autor, Colaborador y Suscriptor, para ajustarlos a las necesidades específicas de tu web.

Además, puedes crear nuevos roles de usuario personalizados, obteniendo más flexibilidad en la gestión del sitio. Asignar diferentes permisos y capacidades a cada rol de usuario para controlar quién tiene acceso a qué contenido y funciones en el dashboard de la web.

También puedes establecer restricciones en los menús, limitando el acceso a determinadas páginas y secciones en función del rol, algo muy interesante si tu web gestiona muchos usuarios y diferentes niveles de acceso.

La versión PRO incluye, además, gestión avanzada de capacidades por rol de usuario, de bloques con Gutenberg, así como de multisitios.

  Adminimize

Otro de los más conocidos plugins para usuarios es Adminimize. ¿Quieres un usuario administrador, pero que solo vea una serie de opciones en su panel de control? Usa Adminimize para quitar elementos del dashboard de WordPress, de cualquier parte de WordPress, no solo de la barra lateral, sino también de dentro de los artículos, menús, etc.

¿Tienes un usuario que no se aclara muy bien sobre cómo escribir artículo? Quítale todos los elementos superfluos y deja únicamente el botón de escribir artículos en WordPress.

El potencial de este plugin solo se descubre cuando se instala y se empiezan a aplicar algunas de sus funcionalidades, como por ejemplo:

• Adminimize te permite ocultar ciertos elementos en el dashboard de WordPress, lo que ayuda a simplificar la pantalla y a evitar distracciones. Puedes ocultar menús, pestañas y opciones que no necesitas y mostrar solo lo que es relevante para ti.
• También puedes controlar quién acceder a cierta información en el dashboard de la web, limitando el acceso a ciertos usuarios o roles de usuario, asegurándote de que solo aquellos que necesitan ver cierta información tengan acceso a ella.
• Puedes personalizar la apariencia del dashboard, cambiando los colores, tamaños y formas de los elementos que se muestran en pantalla. Esto te permite crear una interfaz personalizada que se adapte a tus necesidades y preferencias.

Hay muchas características que son destacables, pero mejor lo pruebas y sacas tus propias conclusiones.

  Co-Authors Plus

Un plugin que añade una funcionalidad que debería ser recogida por el core de WordPress, aunque es cierto que algunos desarrolladores de Automattic (creadores de WordPress) participan en el desarrollo de este plugin.

Añade más de un autor a tus publicaciones de WordPress. Ideal para artículos de investigación, guiones, libros, etc. en los que interviene más de una persona.

Que no te asuste su implementación minimalista y algo vetusta, posiblemente porque se esté fraguando una próxima inclusión como bloque de Gutenberg en WordPress, donde su UX posiblemente pueda mejorar.

  LoginWP (Formerly Peter’s Login Redirect)

Este plugin con nombre de casa de té anglosajón 😁 ahora con nombre reducido LoginWP, es maravilloso. Si quieres redirigir a tus usuarios a una parte determinada del dashboard o del sitio público de tu web, este plugin lo hace like a boss.

Sirve para redirigir a una URL determinada cuando te desconectas del sitio (logout). Aunque si quieres que tus usuarios permanezcan en la página en la que estaban, entonces puedes usar un snippet o fragmento de código que añades al final del archivo functions.php de forma que se puedan redirigir los logouts hacia otra URL específica.

add_action('wp_logout','auto_redirect_external_after_logout');
function auto_redirect_external_after_logout(){
  wp_redirect( 'https://www.webempresa.com' );
  exit();
}

Sustituye https://www.webempresa.com por la URL completa de destino en la que quieres que aterricen los usuarios al desconectarse del sitio, por ejemplo, una página de gracias, o un formulario para suscribirse a tus novedades, etc.

El plugin también tiene un filtro para gestionar excepciones, como por ejemplo redirigir solo la primera vez que se loguea. Lo tienes en la página del repositorio del plugin.

  AMR Users

Si lo que quieres es listar y filtrar usuarios en la parte pública o privada, puedes utilizar este plugin. Completa solución para el listado u ordenación de usuarios en WordPress. También tiene una opción de exportar usuarios. Muy chuli.

En esencia, AMR Users es un plugin que te permite visualizar y exportar información de usuarios registrados en tu sitio web. Pero espera, ¡no es todo!, este plugin tiene algunas características más que lo hacen realmente útil.

Por ejemplo, puedes filtrar y ordenar los usuarios según diferentes criterios, como nombre, correo electrónico, fecha de registro, roles y mucho más. También puedes exportar esta información en varios formatos, como CSV, Excel y HTML, lo que facilita la visualización y el análisis posteriores.

Además puedes personalizar la información que quieres mostrar, ocultando o mostrando diferentes campos de usuario según tus necesidades.

  FakerPress

Si lo que quieres es crear usuarios falsos en tu web, sobre todo si estás probando cosas en un sitio para eso mismo, para pruebas, o para crear una web de demostración, sin duda este es tu plugin.

Crea usuarios falsos con contenido rellenado para terminar de darle el empaque que necesitas a tu web hecha con WordPress.

Un plugin muy útil si creas contenidos sobre WordPress, plugins, temas y funcionalidades, que luego grabas en vídeo o realizas capturas, pues te permite simular datos de usuarios en un sitio que realmente no tiene ese tráfico de usuarios y que generarlo manualmente sería una labor tediosa y más larga en el tiempo.

  Plugins de mejoras en la gestión de usuarios en WordPress

Quería meter una sección más general en este apartado solo para comentar un par de apuntes de plugins que me parecen interesantes para gestionar permisos, y añadir capacidades de visualización a los usuarios que usan WordPress.

Por supuesto, en esta lista entrarían los plugins de formularios de WordPress, que prácticamente todos traen la capacidad de crear usuarios después de enviar uno. Sin embargo, no los he incluido porque me quería centrar en aquellos que no son tan conocidas sus capacidades para mejorar la gestión de usuarios en WordPress.

Te muestro, pues, a continuación, una lista de plugins generalistas que incluyen mejoras en la gestión de usuarios en WordPress ¡Vamos a ello!

  Advanced Custom Fields

Parece que no hago un artículo sin recomendarlo 😂. Es que es tan polivalente este plugin que deberían incluir su interface en el core de WordPress, que casi te diría que, en la práctica, muchas de las personas que se dedican a desarrollar e implementar sitios en WordPress lo hacen.

Además de poder incluir campos personalizados a los Custom Post Types, puedes incluirlos en los usuarios. Si ya utilizabas este plugin y no lo sabías, echa un ojo en la parte de Ubicación, en el primer selector, fíjate en el apartado Usuarios.

Ahí tienes varias opciones para añadir campos personalizados para usuarios 😄 como poder añadir una condición si tu usuario tiene un rol determinado.

Lectura recomendada:
Campos personalizados en WordPress.

  Admin Columns

De mis plugins favoritos a la hora de dejar el panel de control de WordPress más usable. Prioriza qué ven tus usuarios en los listados de contenidos del panel interno, ordena y filtra por columnas.

No solo puedes personalizar el listado de usuarios, sino el de todos los contenidos de WordPress o plugins famosos como WooCommerce. Sus versiones Pro, muy recomendables. Un must have.

Se trata de un plugin muy útil para cualquier persona que administre un sitio web de WordPress, sobre todo si pasas mucho tiempo en el dashboard gestionando Entradas y Páginas de WordPress.

Básicamente, este plugin te permite personalizar las columnas de la tabla en el panel de administración de WordPress.

Imagina que tienes una lista de entradas o páginas en tu sitio web, pues con Admin Columns, podrás añadir, eliminar o reorganizar las columnas que se muestran en la tabla de vista previa en el panel de administración.

También personalizar las columnas de los custom post types de WordPress, lo que hace que sea mucho más fácil administrar contenido y poder visualizar la información mucho más organizada y complementada con columnas de datos que realmente necesites.

Con este plugin también puedes ordenar y filtrar los elementos en las tablas de vista previa, lo que te facilitará la búsqueda y el análisis de la información que gestiones. Además, puedes personalizar la visualización de los metadatos y añadirlos como columnas en la tabla de vista previa, para tener información más eficiente.

  AutomatorWP

Sí… ya sé que soy pesada con AutomatorWP, pero es que es una maravilla de plugin que incluye la capacidad de crear usuarios cuando hagas una acción determinada, o la de añadir un rol, o la de eliminarlo… vamos que puedes hacer una especie de gestión de webs de membresía (o añadirle más funcionalidades) con este plugin.

Se trata de un plugin que te permite automatizar procesos y acciones en tu sitio web de una manera muy sencilla. Básicamente, lo que hace es crear «automatizaciones» que ejecutan ciertas acciones cuando se cumple una determinada condición.

Por ejemplo, puedes crear una automatización que envíe un correo electrónico a un usuario después de que se registre en tu sitio web. Otra automatización podría ser la de añadir automáticamente un usuario a una lista de correo electrónico en tu herramienta de email marketing habitual, cuando complete una compra en tu tienda online con WooCommerce.

El proceso de creación de una automatización en AutomatorWP es muy sencillo y bastante intuitivo. Primero, debes seleccionar la condición que activará la automatización (por ejemplo, cuando un usuario complete una compra, haciendo checkout hasta el final). Luego, debes seleccionar la acción que se llevará a cabo en respuesta a esa condición (por ejemplo, enviar un correo electrónico de confirmación).

Además, AutomatorWP ofrece integraciones con muchos plugins como WooCommerce, Gravity Forms, Contact Form 7, BuddyPress y herramientas de terceros, lo que amplía más las posibilidades de automatización, digamos que es el no-code de los plugins.

  Oxygen Builder

¡Pero bueno! ¿Qué hace un Page builder en WordPress aquí? Pues que es un constructor de temas visuales de WordPress que también añade capacidades de visualización en la parte pública por roles de usuario. Aunque también hay más editores visuales en WordPress

De los creadores de WP All Import, si eres una persona profesional de WordPress que quiere dar el paso de implementación a código, ¡este es tu builder! Muy usado también por la gente que sí que hacemos temas de WordPress, pero nos da pereza entrar en el IDE de turno je, je, je, je.

  Cómo eliminar usuarios en WordPress

Para eliminar usuarios de tu sitio web, debes entrar a WordPress con tus credenciales de administrador. Luego, dirígete a la sección de Usuarios en el menú lateral donde verás una lista de todos los usuarios registrados en tu web.

Localiza el usuario que deseas eliminar y haz clic en su nombre para acceder a su perfil. Verás la opción Eliminar usuario en la parte inferior de la página. Haz clic en ella y WordPress te pedirá que confirmes que realmente deseas eliminar el usuario. Si estás seguro, haz clic en el botón Eliminar usuario y ¡listo! El usuario será eliminado permanentemente de tu sitio web.

Es importante tener en cuenta que cuando eliminas un usuario en WordPress, también se eliminarán todos sus contenidos relacionados, como publicaciones o comentarios. Así que asegúrate de hacer una copia de seguridad de todo lo que quieras guardar antes de eliminar un usuario.

Lo ideal es que hagas una copia de los datos del usuario desde Herramientas ➜ Exportar los datos personales del usuario, antes de eliminarlo, enviárselos por email (si él no te los solicita previamente) y después usar la opción Herramientas ➜ Borrar los datos personales, para asegurarte que cumples con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

  Vídeo sobre la gestión de usuarios en WordPress

En el siguiente vídeo te explico que es eso de la gestión de usuarios en WordPress.

  Conclusiones

El mundo de WordPress se divide entre las personas que le sacan provecho a la gestión de usuarios de WordPress y las que lo gestionan todo con el usuario administrador.

La gestión de usuarios es una parte crucial de WordPress, ya que te permite controlar quién puede acceder y realizar acciones en el sitio.

En WordPress, los usuarios pueden tener diferentes roles, como administrador, editor, autor o suscriptor y cada uno de estos roles tiene disfruta de niveles de acceso y permisos diferentes. Tú, como persona que administra el sitio, puedes controlar y configurar todas las funciones, mientras que los suscriptores solo pueden ver y comentar en el contenido del sitio web, por ejemplo.

También puedes establecer contraseñas seguras para los usuarios y asegurarte de que se cumplan los requisitos de seguridad de inicio de sesión.

Si vas a tener un sitio complejo, con membresía, comercio online o un blog donde publiquen varias personas, o incluso tu web personal, vas a evitar dolores intensos de cabeza si lo tienes organizado como te recomiendo en este artículo.

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